Setting up user views and permissions

The user groups define which functions and fields are displayed in the WebApp, which data sheets are available, and which authorisations the individual users have. By default, the WebApp Intranet V2 is delivered with two user groups ; further groups can be created.

1. "WebApp_Intranet_V2_Administrators": This user group is reserved for administrators and configurators who may independently make changes to the WebApp interface and event templates. Only members of this group may change the settings for the "Users" group.
2. "WebApp_Intranet_V2_User": This user group defines which functions and fields are available in the WebApp. The target group for these settings are the staff who have access to the WebApp Intranet and should be able to make their bookings via it. This group can be copied as required and saved with changed settings under a new name. Both the view and the authorisations can thus be tailored to different departments.
   Bsp.: Adressen und Veranstaltungen nur lesen für Küche und Housekeeping, Adressen lesen und erfassen für die Rezeption

Die Standardsicht kann auf zwei Ebenen individualisiert werden: über Einstellungen in der Benutzergruppe und über individuelle Konfigurationen in der Webkonfiguration.

1. In the upper area of the input window of the user group "Intranet_V2_User", open the tab Intranet - Set up view. Here you enter via table detail fields which functions, fields and data sheets are displayed in this view in the intranet. The selection shows all fields that are optionally offered for display.
2. Menu: Each of the available menu items can be shown or hidden individually: ( calendar, rooms, create address, search address, create event, search event, search item)
3. Eingabefelder, Suchfelder, Tabellenspalten: Einzelne Felder der unterschiedlichen Funktionen können ein- oder ausgeblendet werden: Einige Suchfelder bei der Artikelsuche, zahlreiche Eingabefelder bei der Neuanlage von Adressen oder Veranstaltungen sowie Anzeigespalten in Ergebnislisten der Adress-, Veranstaltungs- und Artikelsuche. Hinweis: Raumbuchungen müssen zusätzlich in der Veranstaltungsvorlage unter Veranstaltung > Details > Webbuchung erlaubt werden.
4. Preset calendar view: Specify the desired Info Center view for the calendar, which is based on an IC list. By default, the list is called "WebApp InfoCenter Intranet V2", but it can also be named individually.
5. Templates: Select Templates for the offered Data sheets (for Events, Transaction items, Accounts, Items and if applicable Appointments). The default templates can be adapted manually. If no template is stored, the icon for details does not appear in the WebApp.
   Geben Sie außerdem die erlaubten Stornogründe ein.

Fügen Sie Benutzer in die Benutzergruppe ein. Mögliche Benutzer sind echte Mitarbeiter, aber auch  Benutzergruppen.
Important: Only users who are assigned to at least one of the user groups have access to the WebApp Intranet.

1. WebApp_Intranet_V2_Administrators: Assign all users who are allowed to make changes to the WebApp interface, templates, settings or user views to this group.
2. WebApp_Intranet_V2_Users: Assign all staff and user groups who are to make bookings and searches via the WebApp to this group.
   Important: If the organiser/orderer account of a event booking from the intranet is to be automatically preassigned, a account must be stored in the user . The account can be changed manually in the booking. If no account is stored for the user, the orderer must be specified manually.

Automatisch sehen alle Benutzer nach Anmeldung an der WebApp die Sicht, die für ihre Benutzergruppe definiert ist. Auf Wunsch können Sie einzelnen Benutzern eine andere Sicht zuweisen

1. Gehen Sie zu Administration >  Benutzerverwaltung > Benutzer > Intranet > Abweichende Einstellungen.
2. Select the desired other group view . When the user logs in with the specified login name, he or she sees the individually assigned view.

In addition to the standard fields, further fields can be added to the database via  Set-up >  Web >  Web configurations . These fields must be added to the WebApp configuration on the one hand and to the export and/or import lists on the other.

1. Open the desired configuration via  Set-up >  Web >  Web configurations .
2. Important: Open the main configuration (with .js extension,) not a configuration with the extension _Exit.
   Bsp.: WebApp_Intranet_V2_Veranstaltung_Neuanlage.js
3. Gehen Sie in der linken seitlichen Navigationsleiste unter Konfiguration > Formular zu dem gewünschten Container und klicken Sie auf den   Unterordner „(Component)“.
   Bsp.:  VA_Neuanlage: (Accordion) > :locale:Anfrage:Veranstaltung (Box) > Grunddaten: (Box) > (Component)
4. In the main window, in the field Web Client Configuration , open the Component Config by clicking on the pop-up triangle next to  Web Configuration > Open . In the intranet webapp, all file names of configurations with exit property end with "_Exit".
   1. Fügen Sie unter  Formular mit Klick auf Hinzufügen ein neues Feld ein.
   2. In the Value field, select the desired field from the drop-down list using data access and set the Visible field to "true".
   3. Geben Sie die Beschriftung ein, die in der WebApp über dem Feld erscheinen soll und geben Sie Datentyp und Länge z.B. des Strings an.
   4. Save first the component configuration and then again the configuration. The new configuration is exported automatically and the field is available in the WebApp after restarting the browser.
5. Adjust import and export lists so that the contents of the new field are also exchanged between the full client and the WebApp. The export lists are used to transfer data from the full client to the WebApp (e.g. presettings), the import lists are used to forward the data entered in the WebApp to the full client.
   1. Go to Set-up > List system Open the corresponding Import- bzw. Exportliste
      Bsp.: WebApp_Intranet_V2_Import_03_Veranstaltung
   2. Double-click on the bottom line of the list to open the linked exit list.
   3. Fügen Sie eine neue Formel oder einen Feld-Wert ein und geben Sie in der Spalte Relativer XML-Pfad als Wert mittels Datenzugriff  „@NameTest1“ ein.
   4.  Save your list.