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Wie pflege ich Kostenstellen und Erlöskonten?

Kostenstellen und Erlöskonten können an verschiedensten Stellen eingegeben werden. Gibt es unterschiedliche Kostenstellen und Erlöskonten einen Artikel betreffend, entscheidet eine klare Hierarchie über die Zuordnung.

  • Geben Sie Kostenstellen ein

    An welchem Ort oder in welchem Projekt Kosten entstehen, wird über Kostenstellen festgehalten. In Bp Event gibt es mehrere Stellen, an denen Kostenstellen hinterlegt werden können. So kann man Kostenstellen in jedem einzelnen Artikel, in der Veranstaltung, im Vorgang und pro Vorgangsartikel hinterlegen. Je spezifischer die Eingabe, desto höher in der Rangordnung.

    Folgende Reihenfolge gilt es zu beachten -> höchste zu niedrigste:

    1. Individuelle Zuweisung in Vorgangsartikel
    2. Zuweisung im Vorgang
    3. Zuweisung in der Veranstaltung
    4. Zuweisung im einzelnen Artikel
  • Geben Sie Erlöskonten ein

    In Erlöskonten werden die Verkäufe eines Unternehmens (z.B. Waren und Dienstleistungen) zusammengefasst. In Bp Event gibt es verschiedene Stellen, an denen Erlöskonten eingegeben werden können. Je spezifischer die Eingabe, desto höher in der Rangordnung. Geben Sie Erlöskonten im einzelnen Artikel nur ein, wenn es sich um eine Ausnahme von der Eingabe in der Artikelgruppe handelt.

    Reihenfolge -> höchste zu niedrigste

    1. Erlöskonto am Artikel (je Preisschiene)
    2. Erlöskonto aus Zuordnungstabelle unter Buchhaltung (Artikelgruppe, je Betrieb, je MwSt-Satz)
    3. Erlöskonto aus Artikelgruppe
    4. Erlöskonto Administration > Fibu
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Mit dem KI-basierten Telefonassistent automatisiert Assistent.ai eingehende Anrufe in Restaurants. Dazu prüft und bucht Assistent.ai Reservierungsanfragen direkt in Bp Event und beantwortet Fragen von Anrufenden individuell laut Vorgabe. Die Schnittstelle funktioniert nur auf Basis der Online Tischreservierung und wird pro Tischreservierungs-Veranstaltung aktiviert.

  1. Öffnen Sie die VA Tischreservierungs-Veranstaltung, für die Sie den Telefonassistenten aktivieren wollen.
  2. Gehen Sie auf den Reiter details Details.
  3. Aktivieren Sie mit Linksklick die Option Aktiv für den Assistent.AI.
  4. Wenn an dem gewünschten Tag keine telefonischen Reservierungen über den Assistenten mehr angenommen werden sollen, wählen Sie aus der Auswahlliste "Nicht verfügbar" Situationsmeldung eine Begründung aus. Der KI-Assistent lehnt dann telefonische Anfragen für diese Tischreservierungs-Veranstaltung mit der Formulierung ab, die in der Schnittstelle hinterlegt wurde.
    Bsp.: "Meldung Urlaub": Die KI meldet dem Anrufer, dass zum gewünschten Datum Betriebsferien sind.
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Weisen Sie die Berechtigung zum Export zu

Die Berechtigung zum Export an die Finanzbuchhaltung muss einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugewiesen werden.

  1. Berechtigen Sie eine Benutzergruppe auf dem Reiter Administration Administration unter Benutzer Benutzerverwaltung > Gruppen Gruppen > Tabellendetails Berechtigungen mit Klick auf die Schaltfläche FibuExport FiBu exportieren in der horizontalen Werkzeugleiste über dem Eingabefenster.
  2. Weisen Sie über Benutzer Benutzer die Mitarbeiter zu, die die Exportberechtigung erhalten sollen.
  3. Speichern Sie über Speichern.
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Richten Sie die FiBu Schnittstelle ein

Aktivieren Sie die Schnittstelle unter Administration Administration > betrieb Betrieb > FibuExport FiBu > Allgemeine Einstellungen.

  1. Geben Sie die Erlöskonten für bestimmte Arten von Einnahmen ein.
  2. Um Adressen Nummern als Debitorenkonten automatisch zuzuweisen, aktivieren Sie Ext. Nr. automatisch zuweisen.
  3. Um die externen Nummern künstlich zu erhöhen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ext. Nr. erhöhen und geben Sie die Nummer vor der gewünschten ersten Nummer ein.
    Bsp.: „0019“ wenn der erste Debitor die Nummer „0020“ bekommen soll.
  4. Geben Sie ein Zielverzeichnis für den FiBu-Export an und nehmen Sie die speziellen Einstellungen für Ihr FiBu-System vor.
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