Wie bei einer Neuanlage können bei einer Kopie die Gruppe, der Typ, die Ausgabe und viele weitere Einstellungen frei eingegeben werden.

1. Ändern Sie den Namen und das Kürzel der Vorlage. Über das Kürzel lässt sich bei der Neuanlage eines Briefes schnell eine Vorlage zuweisen.
   Hinweis: Name und Kürzel müssen eindeutig sein und können nicht mehrfach verwendet werden. Für eine genauere Beschreibung der Vorlage verwenden Sie das Feld rechts oben im Eingabefenster.
2. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, welche Datenbankbezüge und Listen dementsprechend eingefügt werden können, und in welchem Zusammenhang eine Vorlage zur Auswahl angeboten wird. Die Vorlagentypen sind vorgegeben.
   Beispiel: In einer Textvorlage Typ Serienbriefvorlage haben Sie Zugriff auf Bezüge aus Adressen, aber nicht aus Veranstaltungen.
3. Wählen Sie die Gruppe/Art der Vorlage aus der erweiterbaren Auswahlliste. Über die Vorlagenart werden Suchen und Filter optimiert.
4. Hängen Sie über den Reiter  Anhänge >  Hinzufügen Dokumente an, die Sie standardmäßig mit dem Brief versenden möchten.
   Hinweis: Wählen Sie möglichst kleine Dateien, um Speicherplatz in der Datenbank zu sparen und das Senden der E-Mails zu beschleunigen.
5. Speichern Sie über .

Wenn Sie die Bezüge einer vorhandenen Textvorlage übernehmen, aber den Text selber ändern wollen, kopieren Sie die Vorlage und passen Sie diese an.

1. Rufen Sie über  Vorlagen >  Textvorlagen >  Suchen passende Vorlagen auf.
2. Markieren Sie die Vorlage in der Liste mit Linksklick.
3. Klicken in der horizontalen Werkzeugleiste auf Kopieren.
4. Die Kopie der Textvorlage öffnet sich.
5. Ändern Sie ggf. Namen, Anhänge, Typ oder andere Einstellungen der Textvorlage (Öffnen Sie eine neue Textvorlage, Weisen Sie einen Vorlagentyp zu).

Je nach Typ der Textvorlage können bestimmte Listen in die Textverarbeitung eingebunden und auch bearbeitet werden.

1. Wählen Sie mit Klick auf  Listen einfügen in der horizontalen Werkzeugleiste die übergeordnete Kategorie und eine vorhandene Liste.
2. Ändern Sie eine eingefügte Liste mit Rechtklick auf den Listennamen und  Liste öffnen.
   Hinweis: Änderungen an den Listen können Auswirkungen auf viele Textvorlagen haben. Nehmen Sie Änderungen umsichtig vor (Wie ändere ich eine bestehende Liste?).
3. Speichern Sie über .

Bilder können über die horizontale Werkzeugleiste aus der Datenbank oder externen Quellen eingefügt werden.

1. Mit  >  Bild in den Textverlauf einfügen positionieren Sie das gewünschte Bild an eine Stelle innerhalb des Textes. Wenn der Text sich verändert, verschiebt sich auch das Bild.
2. Mit  >  Bild auf Seite einfügen platzieren Sie das Bild frei an einer bestimmten Stelle auf der Seite, unabhängig vom Text.
3. Mit  >  Bild auf allen Seiten im Abschnitt einfügen platzieren Sie das Bild an einer bestimmten Stelle auf jeder Seite, unabhängig vom Text.
4. Wählen Sie den Speicherort (Festplatte, Album, Adresse etc.) und das Bild mit Doppelklick.
   Hinweis: Markieren Sie das Bild im Textfeld mit gedrückter Strg Taste und Linksklick, um es zu verschieben.
5. Formatieren Sie das Bild über das Kontextmenü (Rechtsklick).
   Hinweis: Bilder, die in Textvorlagen verwendet werden, sollten im Album oder in anderen Bp Event Datensätzen gespeichert sein. Das spart bei häufiger Verwendung der Textvorlage viel Speicherplatz.

Bezüge sind Verweise auf andere Felder in der Datenbank. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, und welche Datenbankbezüge eingefügt werden können.

1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiters Referenzen anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen.
2. Wählen Sie mit Klick auf Datenbankbezüge einfügen in der horizontalen Werkzeugleiste die übergeordnete Kategorie des gewünschten Bezuges.
   Beispiel: Benutzer > Benutzernamen und Unterschrift; Extras > aktuelles Datum etc.
3. Zahlfelder, Wahrheitswerte, Datums- oder Zeitfelder müssen ggf. formatiert/bestimmt werden. Geben Sie im Eingabefenster das Format ein und bestätigen Sie mit OK.
4. Legen Sie wiederkehrende Texte einmal an und verweisen Sie in Textvorlagen darauf.
   Bsp.: Legen Sie unter   Administration >  Einstellungen > Veranstaltungen >  Texte > Angebotstext 1 einen Standardtext an und fügen Sie diesen Text in der Vorlage über   Datenbankbezüge einfügen >  Administration > Angebotstext 1 [Text] ein.
   Hinweis: in der Textvorlage erscheint nur der Name des Bezugs, der echte Text erscheint erst im Dokument selbst. Über lassen Sie sich Datenbankbezüge anzeigen.

Geben Sie den Haupttext der Vorlage geben Sie auf dem vordersten Reiter ein.

1. Schreiben Sie den gewünschten Text oder fügen Sie über (Strg+V) einen Text aus der Zwischenablage ein.
   Hinweis: Das Icon wird aktiv, sobald der Cursor im Textfeld blinkt und sich Text in der Zwischenablage befindet.
2. Klicken Sie auf und wählen Textbausteine oder andere vorgefertigte Vorlagen, um diese einzufügen.
3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Werkzeugleiste.

Textvorlagen können zwar ganz neu angelegt werden, in vielen Fällen empfiehlt es sich aber, eine vorhandene Textvorlage mit allen Bezügen und Listen zu kopieren und anzupassen (Kopieren Sie eine vorhandene Textvorlage).

1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Textvorlagen >  Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb^M. Das Eingabefenster der neuen Textvorlage öffnet sich.
2. Um die neue Textvorlage mehreren Betrieben^M zuzuweisen, gehen Sie auf  in der horizontalen Werkzeugleiste der Vorlage und aktivieren Sie die gewünschten Betriebe.
3. Geben Sie einen sprechenden Namen und ein eindeutiges Kürzel für die Vorlage ein. Über das Kürzel lässt sich bei der Neuanlage eines Briefes schnell eine Vorlage zuweisen. Name und Kürzel müssen eindeutig sein und können nicht mehrfach verwendet werden. Für mehr  Details zu einer Vorlage verwenden Sie das Feld Beschreibung.
4. Wählen Sie die Gruppe/Art der Vorlage aus der erweiterbaren Auswahlliste. Über die Vorlagenart werden Suchen und Filter optimiert.
5. Wählen Sie aus, für welche Benutzergruppen die Vorlage sichtbar sein soll.
6. Über das Icon  Nur für Konfiguration anzeigen markieren Sie Vorlagen, die nur im Kontext von Listen oder anderen Vorlagen verwendet werden, und den Benutzern im operativen Geschäft nicht angezeigt werden sollen.
7. Wählen Sie einen Vorlagentyp:  Datenblattvorlage,  Textverarbeitungsvorlage oder Sonstiges . Wählen Sie  Sonstiges nur für Textumbrüche oder Textbausteine, die nur innerhalb von anderen Vorlagen verwendet werden.
8. Speichern Sie über .

Wählen Sie eine  Datenblattvorlage, um Daten in einem bestimmten Kontext zusammenzufassen. Datenblätter werden nur für eine begrenzte Anzahl an Tabellen angeboten.

1. Geben Sie für Datenblätter zu Adressen, Artikeln und Veranstaltungen, die im Datensatz bearbeitet und abgelegt werden können, einen Ablageort an und trennen Sie Unterordner mit "/".
2. Der Ordner bzw. Unterordner erscheint im Datensatz, sobald ein Datenblatt auf Basis dieser Vorlage gezogen und zum Bearbeiten und Speichern im Verzeichnis geöffnet wird.
   Bsp.: Datenblätter/Technik oder Datenblätter/Küche
3. Alle Datenblätter zu anderen Tabellen können zwar bearbeitet und exportiert, aber nicht intern gespeichert werden.

Wählen Sie eine  Textverarbeitungsvorlage für alle anderen Vorlagen, die entweder den Benutzern direkt zur Verfügung stehen sollen, oder indirekt in anderen Vorlagen verwendet werden.

1. Wählen Sie  Textverarbeitung >  Briefe oder Serienbriefe für echte Korrespondenz. Auch andere Textvorlagen können als Brief- oder E-Mail-Vorlagen verwendet werden, werden aber nur im speziellen Kontext angeboten.
   Bsp.: eine Vorlage mit Typ Personalanfrage wird nur unter  Personal >  Anfragen angeboten, eine Briefvorlage wird unter  Kommunikation >  Briefe/E-Mails angeboten
2. Geben Sie ggf. im Feld Nutzungsregel eine Formel ein, um weitere Bedingungen für die Benutzung der Vorlage einzustellen.
   Bsp.: Angebotsvorlagen nur bis zu einer Maximalsumme
3. Der Betreff kann vorbelegt oder  verformelt werden. Bei Zuweisung eines Anschreibens auf Basis einer anderen  Textvorlage bleibt der ursprüngliche Betreff erhalten.
4. Wenn eine Vorlage als  E-Mail markiert wird, erscheinen weitere Eingabefelder zu  Priorität,  Lesebestätigung und  Anschreiben.
5. Ein  Anschreiben zu der E-Mail kann ebenfalls vorbelegt werden:
   1. Aktivieren Sie in der oberen Werkzeugleiste das Icon  Anschreiben. Es erscheint ein neuer Reiter  Anschreiben, der Text der E-Mail wird zum  Anhang.
   2. Mit Klick auf   Übernehmen kopieren Sie den Text der E-Mail ins Anschreiben. Alternativ weisen Sie eine andere  Textvorlage zu.
6. Ausserdem können  Anhänge und  Empfänger vorbelegt werden.
   1. Hängen Sie verfügbare  Eigene Visitenkarten oder ggf. Kalendereinträge über die Schaltflächen über der Anhangliste an.
   2. Fügen Sie mit Klick auf  Hinzufügen externe  Dateien,  Dokumente aus Paketen^M,  Vorlagen oder weitere  Visitenkarten als Anhänge an, sowie nur für Veranstaltungsvorlagen auch  Veranstaltungsblätter.
   3. Aktivieren Sie oberhalb der Liste Alle Dateien ohne Nachfrage übernehmen, um die Anhänge jedes Mal automatisch und ohne Rückfrage an E-Mails anzuhängen.