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In lange Textdokumente wie Angebote fügen Sie auf Wunsch ein Inhaltsverzeichnis ein, indem Sie zuerst alle Überschriften markieren und daraus ein Verzeichnis mit Seitenzahlen erzeugen. 

  1. Markieren Sie im Dokument den gewünschten Text und weisen Sie mit Rechtsklick (Kontextmenü) über den untersten Punkt inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichniseintrag hinzufügen dem Text eine von fünf Verzeichnisstufen zu. Alternativ weisen Sie die Stufe über die horizontale Werkzeugleiste inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > neu  Inhaltsverzeichniseintrag > neu Stufe zu.
    Bsp.: Zeitlicher Ablauf, Räume, Kostenschätzung -> Stufe 1; Raum 1,2,3 -> Stufe 2 
  2. Alle inhaltsverzeichnis eintrag Inhaltsverzeichniseinträge werden unter inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis expand angezeigt und können dort direkt bearbeitet werden:
    1. suche Anzeigen im Dokument: Der Cursor springt zu dem Verzeichniseintrag, der blau hinterlegt wird.
    2. edit Text ändern: Der Text wird sowohl im Dokument als auch im Inhaltsverzeichnis geändert.
    3. inhaltsverzeichnis level Stufe ändern: Der Eintrag bekommt im Verzeichnis eine andere Stufe zugewiesen, die nach Auffrischen sichtbar ist.
    4. delete Entfernen: Der Eintrag wird aus dem Inhaltsverzeichnis entfernt.
  3. Sobald alle Texte markiert sind, setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen wollen und klicken auf inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > Inhaltsverzeichnis einfügen.
  4. Um nach Änderungen das Inhaltsverzeichnis anzupassen, klicken Sie auf inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis aktualisieren bzw. seitennummer Seitenzahlen aktualisieren.
  5. Die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses sollte in der verwendeten Vorlage definiert sein. Möglichkeiten für individuelle Einstellungen finden Sie unter  inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > Einrichtung Einstellungen.
  6. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
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Werden in einer Vorlage Textstile verwendet, können im Dokument Änderungen für diese Stile vorgenommen werden, ohne dass die Vorlage verändert wird.

  1. Legen Sie einen neuen Brief, eine neue E-Mail mit einer Vorlage an, in der verschiedene Schriftstile verwendet werden. (Wie schreibe ich einen Brief? bzw Wie schreibe ich eine E-Mail?)
  2. Markieren Sie den Text, der mit Hilfe eines Schriftstils formatiert wurde.
  3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
  4. Klicken Sie auf, wählen edit Aktuelle Einstellungen in Vorlage übernehmen und wählen die Stilvorlage aus.
  5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.
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Während Schriftstile für Bezüge (4D Ausdrücke) in der Textvorlage direkt übernommen werden, müssen alle Listen, die in Textvorlagen verwendet werden, separat formatiert werden.

  1. Öffnen Sie die Liste in einer Textvorlage mit Rechtsklick auf den Listennamen > Liste Aendern Liste öffnen.
  2. Wechseln Sie in der Liste auf den Reiter textformat Textverarbeitung.
  3. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text der Liste, klicken auf StyleSheetexpand und wählen die entsprechende Stilvorlage.
    Hinweis: Klicken Sie vorher auf StyleSheetexpand > refresh Standard Stilvorlagen aktualisieren, wenn zwischenzeitlich Änderungen im Stil vorgenommen wurden, oder keine Stilvorlagen angezeigt werden.
  4. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
    Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorgesehenen Texte in dieser Liste.
  5. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die Liste.
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Schriftstile, die in der Administration Administration unter Administration Einstellungen > textformat Textvorlage als Stilvorlagen festgelegt sind, können in Textvorlagen angewendet werden. Ändert sich der Stil wird dieser in der Administration geändert und muss in den einzelnen Vorlagen nur aktualisiert werden.

  1. Öffnen Sie eine vorhandene Textvorlage oder legen eine neue Vorlage an.
  2. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text, klicken auf StyleSheetexpand und wählen die entsprechende Stilvorlage.
    Hinweis: werden Ihnen keine aktuellen Stilvorlagen angezeigt, oder zwischenzeitlich in der Administration geändert, klicken Sie zuerst auf StyleSheetexpand > refresh Standard Stilvorlagen aktualisieren.
  3. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
  4. Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorgesehenen Texte.
  5. Speichern Sie über Speichern.
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Standard- Stilvorlagen werden in der Administration geändert und können in alle Vorlagen übernommen werden, in denen die Textstile angewendet werden.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration Administration > Administration Einstellungen > textformat Textvorlage.
  2. Geben Sie einen Text in das Textfeld ein.
    Hinweis: hier geht es um die Erstellung von Schriftstilen, der hier eingegebene Text ist unerheblich, es reichen wenige Buchstaben.
  3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
  4. Klicken Sie auf StyleSheetexpand, wählen edit Aktuelle Einstellungen in Vorlage übernehmen und wählen die Stilvorlage aus.
  5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.
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Legen Sie in der Administration Stilvorlagen an und übernehmen diese in Ihre Vorlagen und Listen, so müssen Anpassungen (Corporate Identity) zukünftig nur noch an einer Stelle geändert werden.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration Administration > Administration Einstellungen > textformat Textvorlage.
  2. Geben Sie einen Text in das Textfeld ein.
    Hinweis: hier geht es um die Erstellung von Schriftstilen, der hier eingegebene Text ist unerheblich, es reichen wenige Buchstaben.
  3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
  4. Markieren Sie den Text und klicken auf StyleSheetexpand > neu Neue Text-Stilvorlage.
  5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Stilvorlage ein und bestätigen die Eingabe mit OK.
  6. Speichern Sie über Speichern.
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Abschnitte trennen eine Vorlage in verschiedene Bereiche mit unterschiedlicher Formatierung.
Beispiel: Seite 1 bis 3 Hochformat, Seite 4 Querformat, ab Seite 5 Hochformat mit schmalen Rändern etc.

  1. Markieren Sie die Stelle im Text, an welcher ein neuer Abschnitt eingefügt werden soll.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf docSectionexpand und wählen neu Neuer Abschnitt.
  3. Der Text wird ab der markierten Stelle auf eine neue Seite verschoben und es wird unter docSectionexpand ein neuer Abschnitt eingefügt
    Hinweis: Sie können die einzelnen Abschnitte für eine bessere Übersicht Umbenennen Umbenennen.
  4. Um Einstellungen für den Abschnitt vorzunehmen, bleiben Sie mit dem Cursor im Textfeld des Abschnitts und klicken auf docSection.
  5. Wählen Sie ein abweichendes Format (z.B. Querformat), geben Einstellungen zu Seitenrändern, Abständen, Spalten etc. für diesen Abschnitt ein.
    Hinweis: Höhe und Breite von Kopf- und Fußzeile und Text lassen Sich auch über das Lineal oben und links im Text pro Abschnitt ändern.
  6. Fügen Sie anschließend an geeigneter Stelle einen weiteren Abschnitt ein, wenn nur ein bestimmter Bereich in dem abweichenden Format angezeigt werden soll.
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Verwenden Sie den Dokumentenschutz, um ganze Dokumente oder Teilbereiche für Änderungen zu sperren. Der Dokumentenschutz kann in Textvorlagen (z.B. Rechnungen), Listen oder Briefen/E-Mails angewandt werden.

  1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf lock openexpand > lock open Dokument um das Dokument zu sperren und Änderungen auszuschließen.
  2. Das Icon ändert sich zu lock und das Dokument ist für Änderungen gesperrt.
  3. Um Teilbereiche für Änderungen freizugeben, lock entsperren Sie das Dokument, markieren den Bereich, klicken auf lock openexpand> lock open Dokument.
    Hinweis: Über lock open Dokument entsperren nur durch Benutzer aus Gruppe berechtigen Sie eine Benutzergruppe zum entsperren des Dokuments.
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  1. Um einen Umbruch einzufügen, markieren Sie die gewünschte Stelle im Text.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Umbruchexpand
    1.  Umbruch Seitenumbruch
    2. Umbruch Spalten Spaltenumbruch (Tabelle) oder
    3. Umbruch Zeile Zeilenumbruch.
  3. Für Seitenumbrüche mit Summen und Überträgen in Rechnungsvorlagen wenden Sie sich an Ihren Bp Event Betreuer.
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Lassen Sie sich die Datenbankbezüge anzeigen, um sie nicht ungewollt zu löschen oder zu ändern, wenn Sie nur den Text selber anpassen möchten.

  1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiters  Bezug 4D Ausdrücke anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen. Alle Listen und Datenbankbezüge werden grau hinterlegt und dürfen nicht verändert werden.
  2. Ändern Sie nur die Texte, die nicht grau hinterlegt sind.
  3. Speichern Sie über Speichern.
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