Wie richte ich Sichten und Berechtigungen für die Benutzer ein?

Über die Benutzergruppen wird definiert, welche Funktionen und Felder in der WebApp angezeigt werden, welche Datenblätter zur Verfügung stehen, und welche Berechtigungen die einzelnen Benutzer haben. Standardmäßig wird die WebApp Intranet V2 mit zwei Benutzergruppen ausgeliefert, weitere Gruppen können angelegt werden.

1. „WebApp_Intranet_V2_Administratoren“: Diese Benutzergruppe ist den Administratoren und Konfiguratoren vorbehalten, die eigenständig Änderungen an der WebApp-Oberfläche und den Veranstaltungsvorlagen vornehmen dürfen. Nur Mitglieder dieser Gruppe dürfen die Einstellungen für die Gruppe der „Benutzer“ ändern.
2. „WebApp_Intranet_V2_Benutzer“: In dieser Benutzergruppe wird definiert, welche Funktionen und Felder in der WebApp zur Verfügung stehen. Zielgruppe dieser Einstellungen sind die Mitarbeiter, die Zugriff auf die WebApp Intranet haben, und hierüber ihre Buchungen durchführen können sollen. Diese Gruppe kann bei Bedarf beliebig kopiert und mit geänderten Einstellungen unter neuem Namen gespeichert werden. Sowohl die Sicht als auch die Berechtigungen können so auf unterschiedliche Abteilungen zugeschnitten werden.
   Bsp.: Adressen und Veranstaltungen nur lesen für Küche und Housekeeping, Adressen lesen und erfassen für die Rezeption

Die Standardsicht kann auf zwei Ebenen individualisiert werden: über Einstellungen in der Benutzergruppe und über individuelle Konfigurationen in der Webkonfiguration.

1. Öffnen Sie im oberen Bereich des Eingabefensters der Benutzergruppe "Intranet_V2_Benutzer" den Reiter Intranet – Sicht einrichten. Hier geben Sie über Tabellendetailfelder ein, welche Funktionen, Felder und Datenblätter in dieser Sicht im Intranet angezeigt werden. Die Auswahl zeigt alle Felder, die wahlweise zur Anzeige angeboten werden.
2. Menü: Jeder der verfügbaren Menüpunkte kann einzeln ein- oder ausgeblendet werden: ( Kalender, Räume, Adresse anlegen, Adresse suchen, Veranstaltung anlegen, Veranstaltung suchen, Artikel suchen)
3. Eingabefelder, Suchfelder, Tabellenspalten: Einzelne Felder der unterschiedlichen Funktionen können ein- oder ausgeblendet werden: Einige Suchfelder bei der Artikelsuche, zahlreiche Eingabefelder bei der Neuanlage von Adressen oder Veranstaltungen sowie Anzeigespalten in Ergebnislisten der Adress-, Veranstaltungs- und Artikelsuche. Hinweis: Raumbuchungen müssen zusätzlich in der Veranstaltungsvorlage unter Veranstaltung > Details > Webbuchung erlaubt werden.
4. Vorbelegung Kalendersicht: Geben Sie für den Kalender die gewünschte Info Center Sicht an, die auf einer IC-Liste basiert. Standardmäßig heißt die Liste „WebApp InfoCenter Intranet V2“, kann aber auch individuell benannt werden.
5. Vorlagen: Wählen Sie Vorlagen für die angebotenen Datenblätter (zu Veranstaltungen, Vorgangsartikeln, Adressen, Artikeln und ggf. Terminen) aus. Die standardmäßig vorbelegten Vorlagen können manuell angepasst werden. Wenn keine Vorlage hinterlegt ist, erscheint das Icon für Details nicht in der WebApp.
   Geben Sie außerdem die erlaubten Stornogründe ein.

Fügen Sie Benutzer in die Benutzergruppe ein. Mögliche Benutzer sind echte Mitarbeiter, aber auch  Benutzergruppen.
Wichtig: Nur Benutzer, die mindestens einer der Benutzergruppen zugewiesen sind, haben Zugriff auf die WebApp Intranet.

1. WebApp_Intranet_V2_Administratoren: Weisen Sie dieser Gruppe alle Benutzer zu, die Änderungen an der WebApp-Oberfläche, den Vorlagen, Einstellungen oder Benutzersichten vornehmen dürfen.
2. WebApp_Intranet_V2_Benutzer: Weisen Sie dieser Gruppe alle Mitarbeiter und Benutzergruppen zu, die über die WebApp Buchungen und Suchen vornehmen sollen.
   Wichtig: Wenn die Veranstalter-/Bestelleradresse einer Veranstaltungsbuchung aus dem Intranet automatisch vorbelegt werden soll, muss im Benutzer eine Adresse hinterlegt werden. Die Adresse kann in der Buchung manuell geändert werden. Wenn keine Adresse zum Benutzer hinterlegt ist, muss der Besteller manuell angegeben werden.

Automatisch sehen alle Benutzer nach Anmeldung an der WebApp die Sicht, die für ihre Benutzergruppe definiert ist. Auf Wunsch können Sie einzelnen Benutzern eine andere Sicht zuweisen

1. Gehen Sie zu Administration >  Benutzerverwaltung > Benutzer > Intranet > Abweichende Einstellungen.
2. Wählen Sie die gewünschte andere Gruppensicht aus. Wenn der Benutzer sich mit dem angegebenen Anmeldenamen einloggt, sieht er die individuell zugewiesene Sicht.

Zusätzlich zu den Standardfeldern können weitere Felder der Datenbank über  Einrichtung >  Web >  Webkonfigurationen hinzugefügt werden. Diese Felder müssen einerseits in die WebApp Konfiguration, andererseits in die Export- und/oder Importlisten eingefügt werden.

1. Öffnen Sie über  Einrichtung >  Web >  Webkonfigurationen die gewünschte Konfiguration.
2. Wichtig: Öffnen Sie die Hauptkonfiguration (mit .js-Endung,), nicht eine Konfiguration mit der Endung _Exit.
   Bsp.: WebApp_Intranet_V2_Veranstaltung_Neuanlage.js
3. Gehen Sie in der linken seitlichen Navigationsleiste unter Konfiguration > Formular zu dem gewünschten Container und klicken Sie auf den   Unterordner „(Component)“.
   Bsp.:  VA_Neuanlage: (Accordion) > :locale:Anfrage:Veranstaltung (Box) > Grunddaten: (Box) > (Component)
4. Öffnen Sie im Hauptfenster im Feld Web Client Konfiguration mit Klick auf das Aufklappdreieck neben  Webkonfiguration > Öffnen die Component-Konfig. In der Intranet Webapp enden alle Dateinamen von Konfigurationen mit Exiteigenschaft  auf „_Exit“.
   1. Fügen Sie unter  Formular mit Klick auf Hinzufügen ein neues Feld ein.
   2. Wählen Sie im Feld Wert mittels Datenzugriff das gewünschte Feld aus der Aufklappliste aus und stellen Sie das Feld Sichtbar auf „true“.
   3. Geben Sie die Beschriftung ein, die in der WebApp über dem Feld erscheinen soll und geben Sie Datentyp und Länge z.B. des Strings an.
   4. Speichern Sie erst die Component-Konfiguration und dann noch einmal die Konfiguration. Die neue Konfiguration wird automatisch exportiert und das Feld steht nach Neustart des Browsers in der WebApp zur Verfügung.
5. Passen Sie Import- und Exportlisten an, damit die Inhalte des neuen Feldes auch zwischen dem Vollclient und der WebApp ausgetauscht werden. Über die Exportlisten werden Daten aus dem Vollclient an die WebApp übergeben (z.B. Vorbelegungen), über die Importlisten werden die in der WebApp erfassten Daten an den Vollclient weitergeleitet.
   1. Öffnen Sie unter Einrichtung > Listenwesen die entsprechende Import- bzw. Exportliste
      Bsp.: WebApp_Intranet_V2_Import_03_Veranstaltung
   2. Öffnen Sie mit Doppelklick in die unterste Zeile der Liste die verknüpfte Exit-Liste.
   3. Fügen Sie eine neue Formel oder einen Feld-Wert ein und geben Sie in der Spalte Relativer XML-Pfad als Wert mittels Datenzugriff  „@NameTest1“ ein.
   4. Speichern Sie die Liste.