Warum unterscheiden sich die Summen in Angebot und/oder Bestellung geringfügig von der Gesamt- oder Rechnungssumme?

In der kaufmännischen Praxis werden Angebots- und Rechnungsbeträge üblicherweise auf zwei Nachkommastellen genau auf- oder abgerundet. Dabei kann es zu unerwarteten Rundungsdifferenzen im Cent-Bereich kommen: Je nachdem, ob die Mehrwertsteuer-Beträge nach der horizontalen Methode (auf Positionsebene) oder der vertikalen Methode (auf den Gesamtbetrag) gerundet werden, sind im Einzelfall geringfügige Abweichungen zwischen dem im Vorgang ausgewiesenen Endbetrag und dem erwarteten Ergebnis möglich.

Beide Berechnungen entsprechen den Anforderungen an Rechnungen laut § 14 des UStG und werden somit von der Finanzverwaltung akzeptiert.

Wenn die Mehrwertsteuer auf Positionsebene berechnet und gerundet wird, werden die Einzel-Nettopreise und Einzel-MwSt.-Beträge zusammengezählt, was die Einzel-Brutto-Beträge ergibt. Diese zusammen ergeben dann den Gesamt-Brutto-Betrag. Wenn erst die Nettopreise zusammengezählt und dann die Steuer ermittelt wird, ergibt der berechnete und gerundete Betrag den Brutto-Gesamtbetrag. Obwohl die Beträge innerhalb der Berechnungen identisch sind, gibt es eine Differenz - dies ist kein Rechenfehler. Die unterschiedlichen Berechnungsarten (Nettorechnung bzw. Bruttorechnung) führen zu einem leicht abweichendem Ergebnis.

Bei Multiplikationen (Steuersatz, Rabette, Mengen ..) schlägt dies besonders zu Buche, wenn die Brutto/Netto-Einstellung nachträglich geändert wird. Vermeiden Sie das nachträgliche Umstellen!

Wurde der Artikelpreis richtig eingegeben?

Für jeden Artikel können mehrere Preisschienen angegeben werden. Einige davon sind Bruttopreisschienen, andere Nettopreisschienen. Bei der Preiseingabe erscheint die einzugebende Spalte (z.B. „Netto“) in normaler Schrift, die abgeleitete Spalte (z.B. „Brutto“) in Kursivschrift.

Wenn eine Nettopreisschiene ausgewählt ist, aber Bruttopreise eingegeben werden, führt dies zu Rundungsdifferenzen.

Achten Sie bei der Preiseingabe immer darauf, die Preise je nach Art der Preisschiene in der richtigen Spalte einzugeben.

Ist im Vorgang eine Nettopreisschiene eingestellt, aber die Option „Brutto“ aktiviert?

In jedem Vorgang können unabhängig voneinander verschiedene Preisschienen eingestellt und die Option „Bruttopreise“ aktiviert werden. Wenn eine Nettopreisschiene eingestellt ist, die dadurch auf Bruttopreise umgerechnet wird, führt dies zu Rundungsdifferenzen

Um Bruttopreise angezeigt zu bekommen, wählen Sie eine Bruttopreisschiene im Vorgang.

Ist in der Spalte „Anzahl 2“ ein Wert mit Nachkommastellen eingegeben?

Wenn unter „Anzahl 2“ ein sehr kleiner Wert angegeben ist (z.B. 0,125), ergeben sich sowohl für den Preis als auch für die Mehrwertsteuer Zahlen mit mehreren Nachkommastellen. Diese Nachkommastellen werden zwar berechnet, aber nicht in der Tabelle angezeigt. Sichtbar ist ein bereits auf zwei Stellen gerundeter Betrag. Die Gesamtsumme wird aber mit den Nachkommastellen gebildet und erst dann gerundet, dies führt zu Differenzen.

Vermeiden Sie kleine Werte in der Spalte „Anzahl 2“. Wenn dies nicht möglich ist, verwenden Sie Komponentenartikel oder Rundungsdifferenzartikel.

Legen Sie ein gesondertes Einnahmenkonto für Rundungsdifferenzen an, über das solche Beträge finanzbuchhalterisch abgerechnet werden.

Gibt es mehrere Angebots- oder Bestellvorgänge, aber nur eine Rechnung?

Innerhalb einzelner Vorgänge (Angebot, Bestellung) wird die Summe gerundet. Wenn es mehrere Vorgänge gibt, werden diese allerdings in der Rechnung zusammengefasst und erst dann die Gesamtsumme gerundet. Dies kann zu Differenzen zwischen den Summen führen.

Legen Sie einen zusammenfassenden Vorgang für alle Angebote bzw. Bestellungen an, um die Berechnung auf Basis derselben Gesamtsumme zu erstellen wie für die Rechnung.