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Veranstaltungen anlegen und benutzen

So legen Sie eine neue Veranstaltung an

  1. Gehen Sie zu Bp Logo Basis > Veranstaltung 48expand 32 Veranstaltungen > neu Neuanlage.
  2. Veranstaltungen, die Sie in derselben Art öfter anbieten, legen Sie über vorlage va 32 Neu mit Vorlage an.
  3. Füllen Sie Datum, Startzeit und Personenzahl der Veranstaltung aus. Wenn das genaue Datum der Veranstaltung noch nicht feststeht, geben Sie zuerst ein Referenzdatum ein und wählen Sie dann über die kalenderexpand 32 Datumsauswahl den VA Ohne Datum 32 Entwurf (Datum noch offen).
  4. Vergeben Sie einen Status und ggf. ein Statusdatum (z.B. Fälligkeit der Option). Status und Statusdatum haben Einfluss darauf, wann, wo und wie die Veranstaltung im InfoCenter 48 Info Center und in der va raumuebersicht Raumbelegung aufgeführt wird.
  5. Verknüpfen Sie als Adresse 32 Veranstalter und ggf. Besteller oder Rechnungsempfänger vorhandene oder neue Adressen.
  6. Geben Sie als Anlass den Namen der Veranstaltung an (z.B. "50. Geburtstag").
  7. Wählen Sie im unteren Fenster Räume über neuexpand > Liste Raumliste oder va raumuebersicht Raumbelegung die Veranstaltungsräume.
  8. Alternativ prüfen Sie zuerst über Veranstaltung 48expand 32 Veranstaltungen > va raumuebersicht Raumbelegung die Verfügbarkeit der Räume und legen mit Doppelklick auf den gewünschten Raum eine neue Veranstaltung an.
  9. Wechseln Sie in der Navigationsleiste der Veranstaltung auf den Ablauf 48 AblaufM und legen einen detaillieren zeitlichen Ablauf an.
  10. Mit Rechtsklick auf Verknuepfen 48 können bestehende Vorgänge mit dem Ablaufpunkt verknüpft oder neue VorgängeM angelegt werden.

So sehen Sie alle verknüpften Datensätze

  1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste der Veranstaltung zu InfoCenter 48 Info Center.
  2. Wählen Sie, welche der in der Liste angebotenen  Datenquellen Sie sehen möchten (z.B. Veranstaltungen, TermineM, Briefe).
  3. Setzen Sie in der jeweiligen Datenquelle weitere Filter 32 Filter oder wechseln Sie zu anderen Liste Listen.
  4. Filtern Sie mit Benutzer Filter 48 nur Ihre eigenen Daten heraus.
  5. Speichern Sie die aktuellen Einstellungen unter Sichten > Speichern Speichernneu Neu als Benutzer Benutzersicht, Gruppen Gruppensicht oder Speichern Favorit Standardsicht.
  6. Legen Sie über neu Neu in der Werkzeugleiste neue Datensätze zu der geöffneten Veranstaltung an. Nur die Art von Daten, die als Datenquellen ausgewählt sind, werden auch zur Neuanlage angeboten.

So erstellen Sie ein Angebot für eine Veranstaltung

  1. Öffnen Sie mit Rechtsklick auf  Angebot in der seitlichen Navigationsleiste ein  Neues Angebot und geben Sie einen Namen für den Vorgang ein.
  2. Fügen Sie über Neuanlage Neu oben links im Eingabefenster oder über das nebenstehende Eingabefeld für die Matchcode-Suche die Angebotsartikel (Speisen und Getränke, Personal, Räume, Technik, Logistik etc.) ein.
  3. Um bereits vorhandene Artikel in das Angebot einzufügen, klicken Sie neu Neu expand 32> Artikel 48 Artikel suchen.
  4. Um einen noch nicht vorhandenen Artikel einzufügen, gehen Sie auf neu Neu expand 32> artikel gruppe 32 Artikelgruppen, wählen eine Gruppe aus und geben den gewünschten Artikelnamen ein.
  5. Wenn Sie den neuen Artikel als echten Artikel anlegen möchten, wählen Sie Anlegen und speichern Sie ihn mit den nötigen Angaben. Soll der neue Artikel nur für diese Veranstaltung zur Verfügung stehen, wählen Sie Nur als temporären Artikel.
  6. Erstellen Sie mit Rechtsklick auf das Angebot eine Ordner Angebot Stern 32 Neue Angebotsvariante, in der die Daten aus dem vorhandenen Angebot übernommen werden aber unabhängig davon geändert werden können (z.B. Büffet statt Menü).
  7. Gliedern Sie die Artikel für eine Veranstaltung in mehrere VorgängeM vom Typ Angebot (z.B. Personal, Speisen, Technik oder Empfang, Mittagessen, Kaffeepause), um die Übersichtlichkeit zu verbessern.

So drucken und/oder senden Sie ein Angebot

Ohne Modul Angebotsgenerator:

  1. Wählen Sie auf der Werkzeugleiste über neu Neu aus > Briefe E Mails 48 Brief / E-Mail > neu Neu eine passende Vorlage aus und schalten Sie zu der Versandart E Mail 32 E-Mail.
  2. Um das Angebot zusätzlich als formatierten Anhang zu senden, wählen Sie auf dem Reiter Briefe E Mails 48 Text der E-Mail im Eingabefeld Veranstaltungsblatt mit Leerzeichen+Tab eine passende Vorlage aus.
  3. Wenn Sie ein externes E-Mail-Programm verwenden, speichern Sie das Angebot extern über Drucken 48 Drucken >  pdf PDF und senden Sie das Angebot als E-Mail-Anhang.

Mit Modul AngebotsgeneratorM:

  1. Wählen Sie auf der Werkzeugleiste über neu Neu aus > Briefe E Mails 48 Brief / E-Mail > neu Neu eine passende  Angebotsvorlage aus und schalten Sie zu der Versandart E Mail 32 E-Mail.
  2. Um das Angebot als PDF-Anhang mit Anschreiben zu senden, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf > Neues Anschreiben und wählen eine weitere  Vorlage oder schreiben einen individuellen Text. Das Angebot wird automatisch als PDF-Anhang eingefügt.
  3. Senden Sie das Angebot.

So arbeiten Sie mit Bestellungen

  1. Um ein Angebot zur Bestellung zu machen, ziehen Sie den Ordner  Angebot mit gedrückter linker Maustaste auf die  Bestellung.
  2. Ändern Sie ggf. Artikel, Mengenangaben, Räume etc. Das ursprüngliche Angebot wird hierdurch nicht geändert.
  3. Legen Sie Gaesteliste 32 GästelistenM an, über die Sie TischzuweisungenM oder TicketverkaufM handhaben können. 
  4. Legen Sie Ordner Karten 32 MenükartenM mit Speisen, Getränken und freien Texten an.

So suchen Sie Veranstaltungen

  1. Machen Sie einen Linksklick auf Bp Logo Basis > Veranstaltung 48 Veranstaltungen.
  2. Geben Sie einen Zeitbereich und ggf. ein Suchwort ein (z.B. Anlass oder Veranstalter) und klicken Sie auf Suchen 48 Suchen.
  3. Bei der Auswahl von Merkmalen über Kontrollkästchen (Checkbox) gibt es drei mögliche Zustände:  ist ausgewählt,  ist nicht ausgewählt oder  bleibt unberücksichtigt.
  4. Öffnen Sie bei Bedarf weitere detaillierte Suchmöglichkeiten über neu Erweiterte Suche.

Module Veranstaltungsablauf, Vorgänge, Termine, Gästeliste, Ticketing, Tischreservierung

PDF Kurzanleitung

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