Veranstaltungen

Die Vielzahl dessen, was unter einer Veranstaltung verstanden wird, spiegelt die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Kunden wieder. Aber egal, ob Ihre Veranstaltungen zehn, 100 oder 1000 Teilnehmer haben, ob sie im eigenen Hause, einer Location oder unter freiem Himmel stattfinden, ob Sie kurze Empfänge oder mehrtägige Konferenzen zu organisieren haben - die Funktion Veranstaltungen des Bp Event hilft Ihnen, das Eine wie das Andere durchzuplanen und durchzuführen.

Von der Planung über die Durchführung und den Abschluss der Veranstaltungen - alles im Detail dokumentiert und jederzeit wieder auffindbar - nichts kann in Vergessenheit geraten.

Leistungsumfang:

Eckdaten der Veranstaltung
Geben Sie das Datum, die Uhrzeit, die Personenzahl, den Status und ein Statusdatum ein. Status und Statusdatum einer Veranstaltung erinnern Sie an bevorstehende Aufgaben und werden Ihnen im Info Center Kalender angezeigt. Hinterlegen Sie die Adresse des Veranstalters, eine abweichende Bestelleradresse, eine vom Veranstalter abweichende Rechnungs- bzw. eine abweichende Lieferadresse. Geben Sie den Anlass der Veranstaltung ein. Tragen Sie Notizen der ersten Absprache ein und halten erste Vereinbarungen fest. Für häufig wiederkehrende oder ähnliche Veranstaltungen werden Veranstaltungsvorlagen erstellt. Mit Hilfe dieser Vorlagen werden komplexe Angebote in kürzester Zeit erstellt.

Räume
Hinterlegen Sie einen oder mehrere Veranstaltungsräume mit individuellen Uhrzeiten und Personenzahlen. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Räume, geben die Bestuhlungsform an und geben Texte für Absprachen und Ausschilderungen ein.

Angebot
Nachdem alle Eckdaten eingegeben, Räume oder Lieferort festgelegt sind, müssen nur noch die fakturierbaren Leistungen (Artikel) gebucht werden. Im Vorgangstyp Angebot werden die Artikel gebucht, der aktuell gültige Preis wird aus dem Datensatz des Artikels übernommen und kann für diese Veranstaltung geändert werden. Wählen Sie, ob der Artikel

a) pro Person > Beispiel Menü oder Buffet
b) stückweise > Beispiel Blumengestecke
c) stundenweise > Beispiel Personal
d) mit einem Faktor > Beispiel Fingerfood pro Person drei Teile

berechnet werden soll. Zur Strukturierung können Bemerkungen, Trenntexte und Zwischensummen eingefügt werden.

Über Textvorlagen wird mit wenigen Klicks das Angebot erstellt. Das Angebot setzt sich zusammen aus den Informationen der Veranstalteradresse, den Daten der Veranstaltung, der Artikel und der Textvorlage. Drucken Sie das Angebot für den Versand per Post oder versenden es per E-Mail.

Bestellung
Für die Erstellung des Kundenvertrages werden meist alle Informationen aus dem Vorgangstyp Angebot in den Vorgangstyp der Bestellung kopiert und die notwendigen Änderungen vorgenommen.

Über vorhandene Vorlagen wird mit wenigen Klicks der Vertrag erstellt. Der Vertrag setzt sich zusammen aus den Informationen der Veranstalteradresse, der Veranstaltung, der Artikel und der Textvorlage. Drucken Sie den Kundenvertrag für den Versand per Post oder versenden ihn per E-Mail.

Rechnung
Für die Erstellung des Kundenvertrages werden meist alle Informationen aus dem Vorgangstyp Bestellung in den Vorgangstyp der Rechnung kopiert. Fehlende Positionen werden gebucht, die tatsächlichen Verbräuche werden eingegeben, Zwischensummen gebildet und ein Rechenblatt mit fortlaufender Rechnungsnummer und Ausgangsdatum erstellt. Zusätzlich können Zahlungen erfasst und ein automatisierter Mahnlauf eingerichtet werden.

Mehr zum Thema Veranstaltungen planen, durchführen und abschließe in unserem Handbuch.

Erweiterbar um:

Serien- und Mehrtagesveranstaltungen^M
Das Modul ermöglich Ihnen, Veranstaltungen über mehrere Tage mit unterschiedlichsten Anforderungen einfach zu verwalten und in einer Rechnung zusammenfassen.

Mehr zum Thema Serien- und Mehrtagesveranstaltungen in unserem Handbuch

Angebotsgenerator^M
Das Modul ermöglicht Ihnen, die Angebote, Verträge und Rechnungen in Ihrem Corporate Design zu erstellen und individuelle Anpassungen vorzunehmen.

Mehr zum Thema Angebotsgenerator in unserem Handbuch

Veranstaltungsablauf^M
Das Modul ermöglicht die Erstellung detaillierter Zeitabläufe mit Ort, Zuständigkeit und Dauer, sowohl für die interne Planung als auch die Kommunikation mit dem Kunden.

Mehr zum Thema Veranstaltungsablauf in unserem Handbuch

Vorgänge^M
Das Modul ermöglicht Ihnen die flexible Strukturierung der Veranstaltungen. Verschiedene Räumlichkeiten zu unterschiedlichen Zeiten mit abweichenden Personenzahlen und unterschiedlichem Speisen- und Getränkeangebot.

Mehr zum Thema Vorgänge in unserem Handbuch

Gästeliste^M
Das Modul ermöglicht die Erstellung individueller Gästelisten für Kunden oder öffentliche Veranstaltungen, Verwaltung von Status und Eintrittsgeldern und individuelle Menükarten mit Namen drucken.

Mehr zum Thema Gästeliste in unserem Handbuch

Kalkulation, Artikeldetails und Rezepturen^M
Das Modul ermöglicht die Berechnung von Mengen und Deckungsbeiträgen, detailliere Rezepturen und Produktionslisten drucken, Lieferanten und deren Sortiment verwalten.

Mehr zum Thema Artikelrezepturen, Kalkulation und Artikeldetails in unserem Handbuch.

Module in direkter Verbindung zur Veranstaltung:

Bestandsartikel^M
Verfügbarkeiten von Equipment, Geschirr und Mobiliar stets im Blick. Warnung bei drohender Überbuchung und Berechnung von Bruch zum Wiederbeschaffungspreis.

Mehr zum Thema Bestandsartikel in unserem Handbuch

Einkauf^M
Automatische Bedarfsermittlung, einfacher und kontrollierter Einkauf.

Mehr zum Thema Einkauf in unserem Handbuch

Tischreservierung^M
Reservierungen anlegen, Tische zuweisen, Kapazitäten prüfen und den Status jederzeit im Blick behalten.

Mehr zum Thema Tischreservierung in unserem Handbuch

Mehrsprachigkeit^M
Angebote, Menükarten, Verträge und Rechnungen in der Landessprache des Ansprechpartners erstellen.

Mehr zum Thema Mehrsprachigkeit in unserem Handbuch

Multibetriebe^M
Planen einer Veranstaltung für einen Betrieb.

Retouren^M
Rücklauf von Equipment und Pfandartikel organisieren.

Mehr zum Thema Retouren in unserem Handbuch

Ticketing^M
Tickets verkaufen, Räume blocken, Kapazitäten prüfen, Umsätze auswerten.

Mehr zum Thema Tickets in unserem Handbuch