Wie schreibe ich ein Angebot?
- Legen Sie ein neues Angebot an
In der Basisversion von Bp Event können Sie zu jeder Veranstaltung genau ein Angebot erstellen. Mit dem Modul VorgängeM sind mehrere Angebote möglich (Erstellen Sie mehrere Angebotsvorgänge)
- Öffnen Sie mit Doppelklick auf den Reiter Angebot in der seitlichen Navigationsleiste der Veranstaltung die Eingabeseite des Angebotes.
- Uhrzeit und Personenzahl des Angebots sind mit den Informationen der Veranstaltung vorbelegt. Klicken Sie vor den Eingabefeldern auf Abweichende Zeiten bzw. Personenzahlen, um die Angaben zu ändern.
- Klicken Sie auf Abweichende Rüstzeiten, um Bestandsartikel länger als im Artikel selbst angegeben zu buchen.
- Geben Sie Zahlungsinformationen wie die gewünschte Preisschiene, Brutto/Netto-Einstellung oder Kostenstellen ein, die für das ganze Angebot gelten sollen.
- Legen Sie mit Klick auf Hinzufügen > Rabattsatz ändern ganz rechts in der Werkzeugleiste oberhalb der Vorgangsartikel einen Rabattsatz an, der auf alle neu hinzugefügten Artikel angewendet werden soll. Der Satz kann auch nachträglich eingefügt oder verändert sowie auf alle oder nur gewählte Artikel angewendet werden.
- Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste auf die Basis des Vorgangs, um von der Gesamtveranstaltung abweichende Angaben für den Vorgang zu machen.
- Klicken Sie auf Abweichende Angebots- bzw. Lieferadresse, um eine andere Adresse auszuwählen.
- Klicken Sie auf Abweichende Räume, um ggf. für jedes Angebot in der abweichende Räume, Gästezahlen oder Uhrzeiten anzugeben.
- Die Zeiten müssen innerhalb der Veranstaltungszeiten liegen, dürfen aber kürzer sein.
- Die Anzahl der Personen darf kleiner, aber nicht größer sein als in der Veranstaltung.
- Räume, die im Vorgang hinzugebucht werden, erscheinen danach auch auf der Raumliste der Veranstaltungsbasis.
- Ändern Sie die Vorgangsdaten im Angebot
- Geben Sie in der Spalte Anzahl (Anz.) den Verbrauch ein.
- Um automatisch die maximale Personenzahl der Veranstaltung zu übernehmen, lassen sie die Spalte Anz. leer. (Beispiel Speisen)
Bei häufigeren Änderungen der Personenzahl muss diese dann nur einmalig im Feld Maximale Personenzahl in der Werkzeugleiste der Veranstaltung geändert werden. Die Personenzahl wird in allen Vorgangstypen (Angebot, Bestellung, Rechnung) als Anzahl der Artikel übernommen. - Wählen Sie Anzahl 0, wenn der Artikel im Angebot/Vertrag mit dem Einzelpreis aufgelistet werden soll, aber noch nicht in der Kostenkalkulation berücksichtigt werden darf. Dies ist im Vorfeld für Artikel wichtig, bei denen die Verbräuche noch unbekannt sind. (Beispiel Getränke)
- Wählen Sie Anzahl 1 oder beliebige Zahl, wenn der Artikel im Angebot / Vertrag Stückweise verkauft werden soll. (Beispiel Technikartikel)
- Um automatisch die maximale Personenzahl der Veranstaltung zu übernehmen, lassen sie die Spalte Anz. leer. (Beispiel Speisen)
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Vorgangs auf Hinzufügen um Artikel einzufügen oder markieren und entfernen Sie Artikel über Entfernen.
- Ändern Sie nachträglich Artikelnamen oder Artikelpreise. Geänderte Artikelpreisen werden im Vorgang farbig markiert:
- rot bei negativer Abweichung vom tatsächlichen Artikelpreis (Rabatt)
- grün bei positiver Abweichung vom tatsächlichen Artikelpreis (Aufschlag)
- Geben Sie nachträglich Uhrzeiten für Artikel ein, die auf Stundenbasis berechnet werden.
Hinweis: Stellen Sie die Vorgangsartikelsicht in der horizontalen Werkzeugleiste von Standard auf Zeitbezug um, wenn Sie Uhrzeiten eingeben möchten.
- Geben Sie in der Spalte Anzahl (Anz.) den Verbrauch ein.
- Verwenden Sie VorgangsvorlagenM
Vorgänge, die häufig für die Veranstaltungsplanung benötigt werden, können in Veranstaltungsvorlagen als Muster angelegt und als Vorlage verwendet werden.
- Gehen Sie in der seitlichen Veranstaltungsnavigation mit Linksklick auf die Angebote.
- Wählen Sie in der Vorgangsübersicht mit Klick auf Hinzufügen > Neuanlage mit Vorlage.
- Wählen Sie die gewünschte Veranstaltungsvorlage und einen einzelnen Vorgang mit Linksklick. Eine Mehrfachauswahl ist hier nicht möglich.
- Um mehrere oder alle Vorgänge einer Veranstaltungvorlage zu kopieren, gehen Sie auf Vorgänge auswählen, wählen mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick und Übernehmen die Auswahl mit Linksklick.
- Der Vorgang mit den darin enthaltenen Artikeln wird eingefügt und kann bearbeitet werden.
Hinweis: Prüfen Sie, ob die gebuchten Artikel- aktiv sind
- einen aktuellen Preis haben
- eine Saison hinterlegt haben
- die Anzahl stimmt.
- Kopieren Sie gebuchte Artikel und Texte in einen anderen Vorgang
Artikel, Zwischensummen und Bemerkungen können in die Zwischenablage kopiert und in einen anderen Vorgang eingefügt werden, der nicht zu derselben Veranstaltung gehören muss.
- Markieren Sie die gewünschten Artikel mit gedrückter STRG-Taste und Linksklick.
- Wählen Sie mit Rechtsklick Zwischenablage > Kopieren.
- Wenn Sie mit Rechtsklick Zwischenablage > Ausschneiden wählen, werden die Artikel gleichzeitig aus dem Originalvorgang entfernt.
- Öffnen Sie einen anderen Vorgang, der zu derselben oder einer anderen Veranstaltung gehören kann.
- Der Vorgang muss mindestens eine Zeile enthalten, um den Cursor mit Linksklick in die Artikelliste setzen und mit Rechtsklick Zwischenablage > Einfügen wählen zu können.
Alternativ gehen Sie auf den kleinen Pfeil neben Hinzufügen > Zwischenablage > Einfügen. - Die Artikel werden unterhalb des markierten Artikels in der Liste eingefügt. Wenn Sie den Cursor nicht mit Linksklick in eine bestimmte Zeile gesetzt haben, werden die kopierten Artikel unten angehängt.
- Nach dem Einfügen werden die Daten in der Zwischenablage direkt gelöscht. Kopieren Sie die Artikel neu, um sie noch einmal einzufügen.
- Erstellen Sie mehrere Angebotsvorgänge M
Um Teile einer Veranstaltung getrennt kalkulieren, anbieten und abrechnen zu können, erstellen Sie mit dem Modul VorgängeM zu jeder Veranstaltung mehrere Angebote.
- Gehen Sie in der seitlichen Veranstaltungsnavigation mit Linksklick auf die Angebote.
- Legen Sie in der Vorgangsübersicht mit Klick auf Hinzufügen neue Angebote an und geben jeweils einen eindeutigen Vorgangsnamen ein.
- Speichern Sie die Änderungen über .
- Legen Sie ein Angebot mit Varianten anM
Erstellen Sie Angebote für Ihre Kunden mit mehreren VariantenM. Die Hauptvariante wird in der Kostenkalkulation berücksichtigt, alle anderen Varianten werden im Angebot für den Kunden als Information aufgeführt. Umsatz-Forecasts berücksichtigen lediglich die Hauptvariante. Lassen Sie sich von Ihrem Bankettprofi Betreuer das AngebotslayoutM für Varianten anpassen.
- Legen Sie einen neuen Vorgang für das Angebot an und buchen Sie die Artikel für die erste Variante
- Legen Sie in der Vorgangsübersicht mit Klick auf Hinzufügen > Neue Angebotsvariante einen neuen leeren Ordner für Angebotsvorgänge an.
- Die Ordnerstruktur in der Veranstaltungsnavigation ändert sich in Variante 1 (Hauptvariante gekennzeichnet durch den gelben Stern) und Variante 2. Jede Variante hat eine eigene Vorgangsübersicht.
- Um eine andere Variante als Hauptvariante zu kennzeichnen, machen Sie in der seitlichen Navigationsleiste einen Rechtsklick auf die Variante und wählen Sie aus dem Kontextmenü Haupt-Angebotsvariante.
- Um eine Variante vollständig zu kopieren, machen Sie einen Rechtsklick auf die gewünschte Variante und wählen Sie aus dem Kontextmenü Angebotsvariante kopieren. Diese Möglichkeit gibt es erst, wenn mindestens zwei Varianten vorhanden sind.
- Um einen einzelnen Vorgang einer Variante in eine andere zu kopieren, ziehen Sie in der Seitennavigation den Vorgang mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Variante.
- Um alle Vorgänge einer Variante in eine andere zu kopieren, ziehen Sie in der Seitennavigation den Ordner der Variante mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Variante.
- Um eine Variante abzulehnen, entfernen Sie den Haken Aktiv. Nicht aktive Varianten werden unter Nicht aktive Angebotsvarianten abgelegt. Setzen Sie dort den Haken Aktiv um die Variante wieder zu aktivieren.
- Fügen Sie vorhandene Artikel ein
Alle fakturierbaren Leistungen, wie Speisen, Getränke, Equipment, Personal usw. werden im Vorgang eingefügt und können mit Anzahl und individuellen Preisen ausgegeben werden. Artikel können auf verschiedene Weise eingefügt werden.
Fügen Sie mehrere Artikel ein:
- Um mehrere Artikel gleichzeitig auszuwählen und in weiteren Feldern nach Stichworten zu suchen, wählen Sie den kleinen Pfeil neben Hinzufügen > Artikel suchen.
- Geben Sie Suchwörter und/oder die Artikelgruppe ein und drücken Sie Enter.
- Für weitere Suchoptionen klicken Sie unten links auf Erweiterte Suche.
- Wählen Sie aus der Ergebnisliste der Suche über Linksklick mit gedrückter Strg-Taste einen oder mehrere der gefundenen Artikel und Übernehmen die Auswahl.
Hinweis: Wenn die Art von Artikel, nicht aber der genaue Artikel selbst bekannt ist, wählen Sie die Suche über Artikelgruppen. So können Sie nach Obergruppen oder speziellen Untergruppen z.B. Suppen, Salate, Buffet warme Vorspeisen etc. suchen. - Speichern Sie die Änderungen über .
Um gezielt einen bestimmten Artikel in das Angebot einzufügen, verwenden Sie das Suchfeld Name in der Werkzeugleiste direkt über dem Eingabefenster, rechts neben dem grünen Plus.
- Geben Sie als Suchbegriff den Artikelnamen (auch nur die ersten Buchstaben), oder die PLU-Nummer ein und drücken Sie Enter.
- Wenn kein Artikel vorhanden ist, geben Sie einen neuen Suchbegriff ein.
- Wenn genau ein Artikel zu dem Suchbegriff vorhanden ist, wird dieser automatisch in das Angebot eingefügt.
- Wenn mehrere Artikel zu dem Suchbegriff vorhanden sind, wählen Sie mit Linksklick einen aus der Ergebnisliste aus.
Hinweis: Eine Mehrfachauswahl ist hier nicht möglich, hierzu klicken Sie auf Liste anzeigen. - Speichern Sie die Änderungen über .
Lesen Sie mehr zum Thema Wie suche ich Artikel?
- Ändern Sie Artikel im Angebot
Im Angebot können Sie Artikel nur für das Angebot ändern:
- Wählen Sie den Artikel im Vorgang mit Doppelklick und ändern den Namen.
- Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter.
- Um den Artikel als temporären Artikel nur für diese Veranstaltung zu verwenden, bestätigen Sie die Meldung mit Nur als temporären Artikel.
- Der Stammartikel wird nicht geändert.
Zusätzlich können auch einzelne Texte geändert werden:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Artikel > In temporären Artikel umwandeln und wählen den Artikeltext, welchen Sie geändert haben möchten (Rechnungstext, Angebotstext oder Menükartentext).
- Klicken Sie auf Öffnen, nehmen die Textänderungen vor und bestätigen mit OK.
- Diese Änderung wandelt den Artikel auch in einen temporären Artikel um, der Stammartikel wird nicht geändert.
Ändern Sie einen Artikel aus dem Angebot dauerhaft:
- Markieren Sie den Artikel im Vorgang und klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Öffnen. Der Stammartikel öffnet sich.
- Im Artikel gemachte Änderungen werden in das Angebot übernommen, und auch für alle neuen Buchungen beibehalten.
- Speichern Sie die Änderungen über .
- Fügen Sie neue Artikel ein
Neue Artikel können spontan in das geöffnete Angebot eingefügt werden.
- Um spontan einen neuen Artikel in das Angebot einzufügen, wählen Sie den kleinen Pfeil neben Hinzufügen > Artikelgruppen.
- Wählen Sie mit Doppelklick eine Artikelgruppe oder Untergruppe aus.
Hinweis: Artikelgruppen die der Strukturierung dienen, können nicht eingefügt werden. - Im Angebot erscheint eine neue Zeile mit einem leeren Namensfeld. Geben Sie den Namen des neuen Artikels ein.
- Um den neuen Artikel als normalen Artikel in die Datenbank aufzunehmen, wählen Sie auf Nachfrage Anlegen und füllen Sie die entsprechenden Pflichtfelder aus. Der Artikel steht danach auch für andere Veranstaltungen zur Auswahl (Wie lege ich einen neuen Einzelartikel an?).
- Wird der Artikel nur einmalig verwendet, kann dieser Nur als temporärer Artikel festgehalten werden (Fügen Sie temporäre Artikel ein).
- Geben Sie dem Artikel im Vorgang eine Anzahl und ggf. einen Preis.
- Speichern Sie die Änderungen über .
- Ändern und speichern Sie Artikel speziell für eine Veranstaltung
Artikel können speziell für eine Veranstaltung geändert werden. Sonderwünsche des Kunden werden nicht im Stammdatensatz geändert, sind aber in der Veranstaltung mit allen Artikelinformationen hinterlegt. Wird dieser Artikel häufiger verwendet, lässt sich aus dem veranstaltungsspezifischen Artikel einfach ein neuer Artikel anlegen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf denVorgangsartikel.
- Wählen Sie mit Rechtsklick (Kontextmenü) Neuen Artikel als Kopie anlegen [VA spezifisch].
- Eine Kopie des Artikels öffnet sich. Alle Informationen aus dem Ursprungsartikel werden übernommen, der Artikelname ergänzt sich mit der Veranstaltungsnummer, für welche er angelegt wurde.
- Ändern Sie den Artikel wie gewünscht.
- In der horizontalen Werkzeugleiste istdie Eigenschaft Spezifisch vorbelegt. Um den Artikel als regulären Artikel zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie Für alle Veranstaltungen freigeben.
- Speichern und schließen Sie den Artikel.
- Im Vorgang ist jetzt der veranstaltungsspezifische Artikel angegeben.
- Speichern Sie die Änderungen über .
- Fügen Sie temporäre Artikel ein
Neue Artikel können in das geöffnete Angebot eingefügt werden, ohne als Stammartikel in die Datenbank aufgenommen zu werden. Verwenden Sie temporäre Artikel nur in Ausnahmefällen, wenn der Artikel nicht häufiger verkauft wird. Eine spätere Auswertung (Statistik) von temporären Artikeln ist sehr ungenau.
- Um spontan einen neuen Artikel in das Angebot einzufügen, wählen Sie den kleinen Pfeil neben Hinzufügen > Artikelgruppen.
- Wählen Sie mit Doppelklick eine Artikelgruppe oder Untergruppe aus.
Hinweis: Artikelgruppen die der Strukturierung dienen, können nicht eingefügt werden. - Im Angebot erscheint eine neue Zeile mit einem leeren Namensfeld. Geben Sie den Namen des Artikels ein.
- Um den neuen Artikel nur temporär für ein spezielles Angebot zu speichern, wählen Sie Nur als temporären Artikel (nicht neu anlegen). Der temporäre Artikel steht dann nur für das geöffnete Angebot zur Verfügung.
- Geben Sie eine Anzahl in Spalte Anz. ein und einen Preis.
- Speichern Sie die Änderungen über .
- Lösen Sie zusammengesetzte Artikel in ihre Komponenten auf
Zusammengesetzte Artikel wie Büffets oder Menüs können für die Kundenansicht in ihre Komponenten aufgelöst werden. Häufig werden Komponenten für das Buchen von Standard - Paketen verwendet.
Beispiel: Der Artikel "Getränkeauswahl Standard - zum auflösen -" wird gebucht und im Vorgang in seine Komponenten aufgelöst. Die Komponenten bestehen aus den standardmäßig angebotenen alkoholfreien Getränken, Weinen, Biere, Spirituosen und Kaffee mit den dazugehörigen Überschriften und ggf. Bildern.- Fügen Sie wie beschrieben einen Komponentenartikel in das Angebot ein.
- Markieren Sie den Artikel und lösen ihn über in der horizontalen Werkzeugleiste in seine Bestandteile auf.
- Bestätigen Sie auf Nachfrage, welche Preise übernommen werden sollen:
- Standardpreise sind die tagesaktuell gültigen Preise für die Einzelartikel, die als Komponenten enthalten sind. Preisanpassungen aus dem Komponentenartikel werden nicht übernommen.
- Preise aus Komponenten sind die im zusammengesetzten Artikel unter Komponenten angegebenen Preise. Diese Preise sind eventuell nicht aktuell, da der Komponetenartikel vielleicht vor der letzten Preisänderung angelegt und nicht aktualisiert wurde.
- Preisanpassungen, die sich nur im Preis des Komponentenartikels selbst, nicht aber im Preis der zugewiesenen Komponeten widerspiegeln, werden beim Auflösen nicht übernommen.
- Speichern Sie die Änderungen über .
- Fügen Sie Personalartikel einM
Als Personal- oder Serviceartikel werden im Vorgang üblicherweise die Rollenartikel angeboten. Erst in der konkreten PersonalplanungM werden die gebuchten Rollen auf die echten Mitarbeiter verteilt. (Wie plane ich Personal für eine Veranstaltung?)
- Fügen Sie den Rollenartikel über die Artikelsuche ein. Das Symbol Angebot ändert sich automatisch zu und der Vorgang wird für den Dienstplaner aktiviert.
- Geben Sie in Feld Anz. die Anzahl der gewünschten Mitarbeiter für diese Rolle ein.
- Geben Sie in Feld Anz. 2 die Stunden oder alternativ die Uhrzeit von und bis an.
- Um den Personalartikel einem Personaldienstleister zuzuweisen, wählen Sie unter „Lieferant zuweisen“ einen der vorhandenen Dienstleister.
- Um die Personalrolle einem oder mehreren Mitarbeitern zuzuweisen, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Mitarbeiter zuweisen. Der Mitarbeiter erscheint ab sofort in der Artikelliste, die gewählte Personalrolle in der Spalte „Rolle/Lieferant“.
- Die Zuweisung einer Personalrolle an einen Mitarbeiter kann, muss aber nicht, direkt mit der Anlage eines entsprechenden Dienstes verbunden werden.
Hinweis: Die Zuweisung in der Veranstaltung ersetzt nicht das Anlegen des Dienstes und erscheint weder im Dienstplaner noch im Dienstplan des Mitarbeiters.
- Übernehmen Sie Buchungsvorschläge
Die Buchungsvorschläge aus Adressen, Artikeln oder Räumen werden bei der Neuanlage von Veranstaltungen vorgeschlagen und können übernommen werden. Sobald Sie einen Veranstalter, einen Raum oder einen Artikel zuweisen, für den Buchungsvorschläge vorhanden sind, erscheint ein Bearbeitungsfenster mit allen Buchungsvorschlägen oben rechts auf dem Bildschirm.
- Wechseln Sie zwischen den Buchungsvorschlägen aus verschieden Datensätzen mit . Alle Buchungsvorschläge zu einem Datensatz erscheinen untereinander.
- Öffnen Sie einen neuen oder vorhandenen Vorgang. Solange kein Vorgang ausgewählt ist, können die Vorschläge nicht übernommen werden.
- Setzen Sie einen Haken vor den gewünschten Artikel und bestätigen Sie mit Markierte Artikel buchen.
- Um alle Vorschläge zu einem Datensatz zu übernehmen, klicken Sie auf und bestätigen Sie mit Markierte Artikel buchen.
- Die Buchungsvorschläge werden in den gewählten Vorgang übernommen und für diese Veranstaltung aus der Liste entfernt.
- Um die Vorschläge auch nach einer Buchung noch zur späteren Verwendung in der Liste zu behalten wählen Sie Markierte Artikel buchen (Buchungsvorschläge weiter anzeigen).
- Überspringen Sie Buchungsvorschläge
Die Buchungsvorschläge aus Adressen, Artikeln oder Räumen, die bei der Neuanlage von Veranstaltung oder Vorgang nicht direkt berücksichtigt werden, können zeitweise zurückgestellt und später gebucht werden, solange der Datensatz geöffnet bleibt. Alle Vorschläge werden aber spätesten durch Verlassen des Datensatzes abgelehnt.
- Schließen Sie das kleine Fenster mit den Vorschlägen mit Klick auf Schließen oben rechts. Die Vorschläge bleiben erhalten, werden aber nicht direkt in einen Vorgang eingefügt.
- In der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung erscheint ein neues Icon Buchungsvorschläge anzeigen.
- Klicken Sie auf Buchungsvorschläge anzeigen, um zu einem späteren Zeitpunkt auf die vorgeschlagenen Artikel zurückzugreifen.
- Um die Vorschläge auch nach einer Buchung noch zur späteren Verwendung in der Liste zu behalten wählen Sie Markierte Artikel buchen (Buchungsvorschläge weiter anzeigen).
- Buchungsvorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn sie nicht vor dem Schliessen des Datensatzes gebucht werden.
- Lehnen Sie Buchungsvorschläge ab
Die Buchungsvorschläge aus Adressen, Artikeln oder Räumen können abgelehnt werden, damit sie nicht wieder beim Anlegen von neuen Vorgängen angeboten werden.
- Wählen Sie die vorgeschlagenen Artikel im Eingabefenster mit Häkchen aus.
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Buchungsvorschläge aus "Name des Datensatzes" ausblenden.
- Abgelehnte Vorschläge werden dann in dieser Veranstaltung nicht mehr über Buchungsvorschläge anzeigen angeboten.
- Wenn keine offenen Vorschläge mehr vorhanden sind, verschwindet das Icon aus der Werkzeugleiste.
- Alle Vorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn Sie die Veranstaltung schliessen.
- Ändern Sie die Reihenfolge der Artikel
Jeder neue Artikel wird als unterste Position an das Angebot angehängt, oder unterhalb eines bereits gebuchten und markierten Artikels. Die Reihenfolge kann aber nachträglich geändert werden.
- Markieren Sie in der Artikelliste einen Artikel, den Sie verschieben möchten.
- Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste (Drag&Drop) den Artikel an die gewünschte Position.
Hinweis: Um mehrere Zeilen gleichzeitig zu verschieben, markieren Sie die Artikel mit gedrückter Strg Taste und ziehen Sie mit der linken Maustaste (Drag & Drop) und gleichzeitig gedrückter Alt Taste an gewünschte Position. - Speichern Sie Ihre Änderungen über .
- Kalkulieren Sie DeckungsbeiträgeM
In jeder Veranstaltung können Deckungsbeiträge kalkuliertM und Preise angepasst werden. Die Berechnung bezieht sich ausschließlich auf Einkaufs- und Verkaufspreise, die in der Artikelverwaltung eingegeben werden.
- Sobald ein Vorgang angelegt wird, erscheint in der linken Veranstaltungsnavigation der zusätzliche Reiter Kalkulation. Öffnen Sie die Kalkulation mit Linksklick.
- Alternativ öffnen Sie die Kalkulation im Vorgang, im Bereich der Preisgestaltung oben links im Eingabefenster.
- Das Eingabefenster der Kalkulation öffnet sich. Oben links im Eingabefenster stehen alle bereits angelegten Vorgänge zur Auswahl.
- Ändern Sie im unteren Bereich die Sicht (Standard, Preiskalkulation, Mengenkalkulation etc), um verschiedene Details anzeigen zu lassen. Die dunkel hinterlegten Spalten beziehen sich auf Daten aus dem Artikel oder der Veranstaltung, die hier nicht geändert werden können.
Hinweis: Benutzer mit administrativen Berechtigungen können Sichten unter Administration > allgemeine Einstellungen > Kalkulation ändern. - Klicken Sie auf den gewünschten Artikel und verändern Sie den Preis, den Deckungsbeitrag in Euro (DB €) oder den Deckungsbeitrag in % (DB %).
- Der Deckungsbeitrag berechnet sich aus Verkaufspreis (netto) minus Einkaufspreis. Der Anteil am Deckungsbeitrag bezeichnet den Anteil am Gesamtumsatz, den ein Artikel hat.
- Klicken Sie auf Übernehmen, um die kalkulierten Preise in die Veranstaltung zu übernehmen ober verwerfen Sie die Kalkulation über Zurücksetzen. Die Preisänderungen beziehen sich nur auf die Veranstaltung, die Stammdaten bleiben unverändert.
- Prüfen Sie die Verfügbarkeit von Bestandsartikeln für eine VeranstaltungM
Wenn Artikel als BestandsartikelM angelegt und der vorhandene Bestand hinterlegt ist, kann die Verfügbarkeit zu einem gegebenen Zeitraum überprüft werden.
- Buchen Sie den Bestandsartikel in Ihr Veranstaltungsangebot und geben Sie die benötigte Anzahl ein.
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung auf Verfügbarkeitsprüfung ausführen.
Hinweis: Ob die Bestandsprüfung schon für Angebote oder erst für Bestellungen möglich ist, entscheiden Sie bei der Einrichtung in den administrativen Einstellungen. - Nur überbuchte Bestandsartikel und/oder Personalartikel erscheinen nach der Verfügbarkeitsprüfung auf der Liste. In der Liste sind die genaue Anzahl der benötigten Artikel (Bedarf), der vorhandenen Artikel (Bestand) und der bereits hinzugemieteten Artikel (Gemietet) sowie der noch offene Bedarf (Rest) aufgeführt. (Wie bestelle ich Mietartikel für Veranstaltungen?).
- Um eine Liste der Vorgänge zu sehen, für die der Artikel gebucht wurde, wählen Sie den Artikel mit Linksklick aus und klicken Sie dann auf Öffnen.
- Um die Vorgänge ggf. anzupassen, öffnen Sie den gewünschten Vorgang mit Linksklick.
- Formatieren und drucken Sie ein Angebot
Der Inhalt des Angebotes ergibt sich aus den Informationen der Veranstaltung, den ausgewählten Artikeln und dem Layout aus der Angebotsvorlage. Im Vorgang selbst können zu den Artikeln noch weitere Zeilen eingefügt werden, die das Angebot strukturieren.
- Markieren Sie einen Artikel im Vorgang und fügen Sie über Hinzufügen > Bemerkung (oder Shortcut F5) ein Textfeld unter dem markierten Artikel ein.
- Geben Sie einen sprechenden Namen für die Bemerkung ein und ergänzen die Information ggf. in der Spalte Bemerkung.
- Zur besseren Lesbarkeit und Formatierung, markieren Sie die Spalte Name oder Bemerkung und vergrößern Sie diese mit F6.
Hinweis: Vermeiden Sie zu lange Texte und setzen Umbrüche an geeigneter Stelle. Achten Sie auf das Lineal im unteren Bereich des Eingabefensters. In den Standard- Vorlagen empfehlen wir ab einer Textlänge zwischen 30 und 35 einen Umbruch einzufügen. - Fügen Sie über Neuanlage > Zwischensumme manuelle Summen an geeigneter Stelle ein und ändern ggf. die Bezeichnung.
Mehr zum Thema Zwischensummen - Fügen Sie über Neuanlage > Trenntexte zwischen Artikelgruppen ein.
Hinweis: Trenntexte werden im Angebot formatiert dargestellt und werden beim Komprimieren (verdichten) in der Veranstaltung nicht gelöscht. - Speichern Sie die Änderungen über .
Ohne das Modul Angebotsgenerator werden Veranstaltungsblätter nicht nur für Functions, Packlisten etc., sondern auch für Ihr Angebot verwendet. Sie finden die Vorlagen in der Funktionsleiste unter Vorlagen > Veranstaltungsblätter.
- Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Drucker.
- Gehen Sie auf das Angebot und wählen Druckvorschau, um das Layout zu kontrollieren, oder gehen Sie direkt zu Drucken.
Wenn Sie über das Modul AngebotsgeneratorM verfügen, können Sie Angebote auch über Textvorlagen formatieren.
- Gehen Sie in der Werkzeugleiste der Veranstaltung oben auf Neuanlage > Brief / E-Mail > Veranstaltername > Angebot und wählen Ihre Vorlage. Je nach betrieblichen Anforderungen ist die Ordnerstruktur abweichend und es werden unterschiedliche Vorlagen zur Verfügung stehen.
- Alternativ öffnen Sie in der seitlichen Veranstaltungsnavigation über Info Center > Neuanlage > Brief | E-Mail einen leeren Brief und weisen Ihre Vorlage zu.
- Der Textreiter des Briefes öffnet sich mit der gewählten Vorlage und den Daten des verknüpften Vorgangs.
- Drucken Sie das Angebot über Drucken oben links in der Werkzeugleiste.
- Senden Sie ein Angebot über E-Mail
Schneller als der postalische Weg ist die Kommunikation über E-Mail. Das Angebot kann je nach verfügbaren Modulen als E-Mail, E-Mail-Anhang oder beides gesendet werden.
Mit Modul AngebotsgeneratorM
- Öffnen Sie über die Werkzeugleiste der Veranstaltung mit Neuanlage > Brief / E-Mail > Veranstaltername > Angebot und wählen Ihre Briefvorlage.
Hinweis: Je nach betrieblichen Anforderungen kann die Ordnerstruktur abweichen und verschiedene Vorlagen zur Verfügung stehen.
Alternativ öffnen Sie in der seitlichen Veranstaltungsnavigation über Info Center > Neuanlage > Brief | E-Mail einen leeren Brief und weisen Ihre Vorlage zu. - Das Eingabefenster des Briefes, bzw. E-Mail öffnet sich mit der gewählten Vorlage und den Daten der verknüpften Veranstaltung (Veranstalter, Anlass, Datum).
- Nehmen Sie ggf. Änderungen im Text vor.
- Wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste (rechts neben Speichern) die Versandart E-Mail (falls nicht bereits vorbelegt).
- Ändern Sie ggf. den Betreff der E-Mail.
- Klicken Sie auf Senden oben in der horizontalen Werkzeugleiste.
In der Basisversion des Bp Event senden Sie Angebote als E-Mail-Anhang im PDF-Format.
- Öffnen Sie über die Werkzeugleiste der Veranstaltung mit Neuanlage > Brief / E-Mail > Veranstaltername und wählen eine Vorlage.
- Öffnen Sie in der Werkzeugleiste des Textverarbeitung unter Veranstaltungsblatt mit Leertaste+Tab eine Liste der Formularvorlagen.
- Wählen Sie mit Doppelklick oder mit markieren und Übernehmen das gewünschte Formular.
- Geben Sie den Betreff der E-Mail ein.
- Geben Sie den Text Ihrer E-Mail ein und Senden Sie die E-Mail mit Anhang über die Schaltfläche in der horizontalen Werkzeugleiste des Eingabefenster.
Wenn Sie über den AngebotsgeneratorM verfügen, können Sie Angebote auch über Textvorlagen formatieren und direkt als E-Mail senden. Zusätzlich können Sie denselben Brief als Anhang in einem anderen Dateiformat mitsenden.
- Öffnen Sie wie beschrieben eine neue E-Mail mit der gewünschten Textvorlage, die auf die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten zurückgreift.
- Wählen Sie in der Werkzeugleiste des Textreiters unter Text anhängen als das gewünschte Dateiformat ( PDF, HTML oder DOC).
- Geben Sie den Dateiname des Anhangs ein.
- Senden Sie dasselbe Angebot als E-Mail und als Anhang über Senden in der horizontalen Werkzeugleiste des Eingabefensters.
Um die E-Mail für ein separates Anschreiben zu verwenden, kann das Angebot auch mithilfe einer Textvorlage als Anhang formatiert werden.
- Öffnen Sie wie beschrieben eine neue E-Mail für die Veranstaltung.
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der E-Mail auf Anschreiben.
- Entscheiden Sie, ob Sie ein Neues Anschreiben verfassen möchten, das Angebot zusätzlich ins Anschreiben Kopieren oder das Angebot ins Anschreiben Verschieben möchten.
- Der Textreiter des E-Mail Anschreibens öffnet sich und das Angebot wird automatisch im PDF-Format angehängt.
- Wählen Sie in der Werkzeugleiste der Textverarbeitung über eine Vorlage für das Anschreiben aus oder geben Sie den Text des Anschreibens ein.
Alternativ verwenden Sie Shortcut F4 und geben das Kürzel der Vorlage ein. - Senden Sie die E-Mail mit Anhang über Senden oben im Eingabefenster.
- Öffnen Sie über die Werkzeugleiste der Veranstaltung mit Neuanlage > Brief / E-Mail > Veranstaltername > Angebot und wählen Ihre Briefvorlage.
- Senden Sie Anhänge zum Angebot über E-Mail
- Gehen Sie in der E-Mail zum Reiter Anhänge > Hinzufügen.
- Hängen Sie extern gespeicherte Dateien z.B. von Ihrer Festplatte an.
- Hängen Sie Allgemeine Dokumente aus dem Bp Event-Verzeichnis z.B. AGBs oder Anreiseskizzen an.
- Hängen Sie Veranstaltungen oder TermineM als Kalendereinträge an, um den Empfängern den fehlerfreien Import in ihre digitalen Kalender z.B. Outlook zu ermöglichen.
- Hängen Sie Visitenkarten an, um die Übernahme von Kontaktdaten in Adressdatenbanken zu erleichtern.
- Speichern Sie die Änderungen über .
- Senden Sie die E-Mail mit Anhang über Senden oben im Eingabefenster.
Hinweis: Anhänge, wie AGBs, die standardmäßig immer im Anhang des Angebotes versendet werden, legt man als bereits in der Textvorlage des Angebots fest. (Wie erstelle ich eine neue Textvorlage?)