Wie sende ich eine Personalanfrage^M an Mitarbeiter?

Dienstanfragen an Mitarbeiter können über E-Mail, Brief oder SMS versandt werden. Die Details zum E-Mail und SMS-Versand werden in Abstimmung mit Ihrem Bp Event-Betreuer bei der Einrichtung der Software unter  Administration >  Einstellungen >  E-Mail festgelegt.

• Öffnen Sie eine neue Personalanfrage

   Personalanfragen können an einen oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig gesendet werden, zu einer bestimmten Veranstaltung oder einem gewählten Datum.

  1. Gehen Sie zu  Basis >  Mitarbeiter >  Dienstplaner mit der Datenquelle Veranstaltung.
  2. Öffnen Sie das Anfragefenster mit Rechtsklick in die gewünschte Veranstaltung >  Personalanfrage.
  3. Alternativ gehen Sie über  Basis >  Mitarbeiter >  Anfragen >  Neuanlage und weisen ggf. über  Veranstaltung >  Suchen eine Veranstaltung zu.
  4. Die Veranstaltungsdetails und bestellten Personalrollen werden automatisch mit den Daten der gewählten Veranstaltung gefüllt und sind nicht selber eingebbar.
  5. Als Anfragezeitraum ist der Veranstaltungszeitraum vorbelegt, kann aber überschrieben werden. Wenn keine Veranstaltung ausgewählt ist, ist das Anfragedatum mit dem aktuellen Datum vorbelegt.
• Wählen Sie die Mitarbeiter, die Sie anfragen wollen

   Auf der linken Seite des Eingabefensters wählen Sie die Mitarbeiter aus, die die Anfrage bekommen sollen.

  1. Die Auswahlliste Rolle ist standardmäßig auf alle Rollen eingestellt. In der Personalliste am linken Rand des Fensters erscheinen alle Mitarbeiter.
  2. Wählen Sie nur eine bestimmte Rolle aus, um die Liste auf die Mitarbeiter zu begrenzen, die diese Rolle zugewiesen haben.
  3. Filtern Sie über Personaldetails die Mitarbeiter genauer nach Leistungsstufe, Fahrerlaubnis, Sprachkenntnissen etc. In der Liste der Mitarbeiter erscheinen nur diejenigen, die alle eingestellten Eigenschaften haben.
  4. Der Farbcode gibt Auskunft über die Verfügbarkeit des Mitarbeiters:
     1. Rot -> krank oder nicht verfügbar
     2. Grün -> zu dieser Veranstaltung bereits angefragt
     3. Gelb -> zu einer anderen Veranstaltung angefragt
     4. Lila -> hat bereits Dienst
  5. Wählen Sie mit Linksklick und gedrückter Strg-Taste für Mehrfachauswahl einen oder mehrere Mitarbeiter aus, die die Anfrage erhalten sollen.
• Senden Sie die E-Mail / den Brief / die SMS

   Geben Sie den Text für E-Mail/Brief/SMS wie gewohnt direkt oder unter Verwendung einer Textvorlage ein (Verwenden Sie eine Briefvorlage).

  1. Wählen Sie ganz oben links zwischen Versand als  Brief oder  E-Mail oder  SMS.
  2. Wählen Sie ggf. in der horizontalen Werkzeugleiste des Textdokumentes eine  Textvorlage für die Anfrage aus. 
  3. Hängen Sie über den Reiter Anhänge >  Hinzufügen ggf. Dokumente an eine Anfrage an (Wie erstelle ich einen E-Mail-Anhang?).
     Bsp.: Fragebogen für die Lohnbuchhaltung, Anfahrtsskizze.
  4. Klicken Sie ganz oben links auf  Anfrage senden bzw. Anfrage drucken.
  5. Alternativ senden Sie die Benachrichtigung an einen einzelnen Mitarbeiter mit Rechtsklick auf den Namen und Anfrage mit Brief bzw. Anfrage mit E-Mail.
  6. Für einen einzelnen Mitarbeiter speichern Sie eine mündliche Anfrage ohne Korrespondenz über das Kontextmenü mit Rechtsklick > Anfrage.
     Hinweis: Obwohl mehrere Mitarbeiter markiert werden können, wird die Anfrage tatsächlich nur an einen (den letzten) markierten Namen gesendet.