Skip to main content

Wie schreibe ich einen Brief?

  • Öffnen Sie einen neuen Brief

    Briefe bzw. E-Mails können aus dem Kontext einer Veranstaltung, einer Adresse oder eines anderen Datensatzes aufgerufen werden. In diesem Fall sind einige Angaben wie der Empfänger ggf. schon vorbelegt. Ein Brief kann aber auch ohne Kontext neu angelegt und später mit anderen Datensätzen verbunden werden.

    1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den zweiten Reiter Briefe Kommunikation.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil expand neben Briefe Briefe / E-Mails, und wählen Sie neu  Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb.
    3. In einem anderen Datensatz gehen Sie über neu  Neuanlage  >  Briefe Brief / E-Mail in der horizontalen Werkzeugleiste des Datensatzes (Veranstaltung, Termin, Adresse etc.)
    4. Der textformat Textreiter des Briefes öffnet sich.
    5. Die Versandart Brief Brief ist in der horizontalen Werkzeugleiste standardmäßig voreingestellt. Wird der Brief aus einer Adresse oder einem Ansprechpartner geöffnet, für die E-Mail als bevorzugtes Kommunikationsmedium angegeben ist, wird direkt eine E-Mail geöffnet.
  • Verwenden Sie eine Briefvorlage

    Viele Briefe sind gleich aufgebaut oder sogar gleichlautend. Für diese Fälle empfiehlt sich die Verwendung von Briefvorlagen, die Benutzer mit administrativen Rechten auf dem Reiter Vorlagen Vorlagen > Briefvorlagen Textvorlagen anlegen können. Änderungen an einem Brief, der auf einer Vorlage basiert, betreffen nur diesen einen Brief. Die Vorlage bleibt unverändert.

    1. Standardmäßig wird bei jeder Briefneuanlage direkt die Auswahl einer Vorlage angeboten. Diese Option kann jeder Benutzer mit Klick auf Ausgeblendente Meldungen Nicht mehr anzeigen rechts in der horizontalen Werkzeugleiste des Vorlagenfensters ausblenden.
    2. Um die Option wieder zurückzusetzen, gehen Sie zum Reiter  icon optionen Optionen > Ausgeblendente Meldungen Ausgeblendete Meldungen >  Briefe / E-Mails: Neu anlegen > delete Standard wiederherstellen.
    3. Um nur die Standardsignatur Ihres Betriebes oder Unternehmens ohne Textvolage zu verwenden, wählen Sie links in der Werkzeugleiste arrowRightNur Signatur.
    4. Alternativ öffnen Sie die Liste der Vorlagen direkt über Briefe Briefe / E-Mails > Briefvorlagen Neuanlage mit Vorlage.
    5. Auch nachträglich können Sie eine Textvorlage für einen bereits geöffneten Brief aufrufen. Öffnen Sie mit Doppelklick auf Briefvorlagen Textvorlage auswählen links in der Werkzeugleiste des Textreiters oder über die Hilfetaste F4 ein Eingabefenster für das Vorlagenkürzel.
    6. Geben Sie das Kürzel ein und bestätigen Sie mit OK.
    7. Wenn Sie das Kürzel der Vorlage nicht kennen, wählen Sie Briefvorlagen Textvorlage auswählenexpand > Liste Aus Liste wählen. Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Textvorlagen.
    8. Wählen Sie die gewünschte Vorlage durch Doppelklick oder mit ok Übernehmen.
    9. Für Briefe, die im Kontext einer Veranstaltung oder eines anderen Datensatzes geöffnet werden, werden automatisch passende Vorlagen vorgeschlagen.
    10. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Geben Sie eine Empfängeradresse an

    Als Empfänger können vorhandene Adressen oder Ansprechpartner ausgewählt werden. Wenn ein Name noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, kann über den Brief eine neue Adresse angelegt werden.

    1. Geben Sie im Eingabefeld Adresse Empfänger den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens ein und drücken Sie die Enter-Taste, oder klicken Sie auf das  Icon.
      Hinweis: Beide Wege führen zum Feld "Suchwörter" und durchsuchen zahlreiche Adressfelder wie Name, Stadt, Straße etc. Je mehr Buchstaben Sie eingeben, desto genauer ist das Suchergebnis.
    2. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, in denen eines der Suchfelder mit den eingegebenen Buchstaben beginnt. Die Suche ist phonetisch, findet also auch ähnlich lautende aber anders geschriebene Namen. 
      Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Grogau, Krombach. 
    3. Um Adressen zu finden, die nicht mit der eingegebene Buchstabenfolge beginnen, geben Sie *Name ein.
      Bsp.: Die Suche nach „*meyer“ findet Grossmeier, Kleinmaier und Mittelmayer.
    4. Wählen Sie aus der angebotenen Liste mit Doppelklick die gewünschte Adresse aus, oder markieren Sie sie und klicken Sie auf ok Übernehmen.
    5. Nachdem Sie die Adresse ausgewählt haben, wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
    6. Um eine neue Adresse anzulegen, geben Sie den Namen ein und drücken Sie Enter.
      1. Wenn kein ähnlicher Name in der Datenbank vorhanden ist, wählen Sie auf Nachfrage Neue Adresse anlegen (Wie lege ich eine neue Adresse an?).
      2. Wenn eine Liste ähnlicher Namen zur Auswahl angeboten wird, wählen Sie keinen davon aus, sondern gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf neu Neuanlage und legen Sie die neue Adresse an.
    7. Wenn ein Brief aus einem anderen Datensatz (Veranstaltung etc.) geöffnet wird, werden je nach Kontext passende Adressen zur Auswahl angeboten. Diese können aber im Brief selbst noch geändert werden.
  • Geben Sie einen Datenverarbeitungszweck an

    Um DSGVO-konform zu arbeiten, müssen Sie bei jeder Korrespondenz den Zweck der Verarbeitung der persönlichen Daten (Adressdaten) angeben.

    1. In vielen Briefvorlagen ist der Verarbeitungszweck bereits vorbelegt aber änderbar. Auch Adressen können einen vorbelegten Standardverarbeitungszweck haben.
    2. Um einen neuen oder anderen Verarbeitungszweck anzugeben, wählen Sie diesen aus der Auswahlliste in der horizontalen Werkzeugleiste des Briefes. Benutzer mit administrativen Rechten legen die möglichen Verarbeitungszwecke unter Administration Administration > AV Vertrag Verarbeitungszwecke an.
  • Geben Sie einen Betreff ein

    Der Betreff entspricht dem Namen des Briefes, unter dem er in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird. Außerdem wird er je nach verwendeter Briefvorlage ggf. im Brief selbst aufgeführt.

    1. Wenn Sie einen Brief aus einem anderen Datensatz heraus anlegen oder wenn Sie eine Vorlage verwenden, ist der Betreff oft schon vorbelegt.
    2. Schreiben Sie einen frei gewählten Betreff in das Eingabefeld oder wählen Sie über expand aus der erweiterbaren Auswahlliste einen Eintrag aus. Über Liste ändern ergänzen Sie neue oft verwendete Betrefftexte.
    3. save Speichern Sie den neuen Brief unter der Empfängeradresse.
  • Geben Sie den Brieftext ein

    Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Eingabebereich für den Brief selbst. Wenn Sie keine Vorlage verwenden, geben Sie hier Ihren Text ein. Maximieren Sie die Ansicht, indem Sie mit Klick auf Uebersicht Eingabefeld vergrößern ober rechts im Textreiter die Adresse ausblenden oder mit Klick auf Expand Top links oben in der Werkzeugleiste die gesamte werkzeugleiste mit den Formatierungsmöglichkeiten zuklappen.

    1. Gehen Sie auf den Reiter Briefe Text.
    2. Geben Sie Ihren Brieftext ein, kopieren Sie Text aus anderen Dokumenten oder ändern Sie die Vorlage ab.
    3. Formatieren Sie ggf. den Text. In der horizontalen Werkzeugleiste finden Sie die üblichen Instrumente zur Textformatierung und zum Einfügen von Stilvorlagen, Lesezeichen, Bezügen etc.
    4. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Prüfen Sie die Rechtschreibung

    Für Textfelder und Textdokumente (Briefe, Datenblätter) ist eine Rechtsschreibprüfung möglich. Welches Wörterbuch als Basis für die Prüfung herangezogen wird, stellen Sie unter Administration Aministration > Administration Einstellungen > betrieb Unternehmen > Einrichtung Einstellungen > Sprachen > Wörterbuch ein.

    1. Eine automatische Rechtschreibprüfung ist standardmäßig für alle Textfelder aktiviert, kann aber über den Reiter der Funktionsleiste icon optionen Optionen > icon optionen Einstellungen deaktiviert werden. Wenn der Cursor in einem Textfeld steht, werden bei automatische Prüfung alle Wörter, die nicht im Wörterbuch vorhanden sind, mit einer roten gepunkteten Linie gekennzeichnet. Eine manuelle Rechtschreibprüfung ist auch dann möglich, wenn die automatische Prüfung deaktiviert wurde.
    2. Öffnen Sie dafür das Textdokument (Brief, E-Mail), das Sie prüfen möchten, und setzen Sie den Cursor mit Linksklick in das Dokument oder Textfeld.
      Hinweis: In der Vorschau oder in der HTML-Ansicht ist die Rechtschreibprüfung nicht möglich.
    3. Drücken Sie F7 oder klicken Sie auf Rechtschreibung Pruefen Rechtschreibprüfung.
    4. Alternativ machen Sie einen Rechtsklick auf das gewünschte Wort und wählen Rechtschreibung Pruefen Rechtschreibung.
    5. Im Dialogfenster werden nacheinander die Wörter angezeigt, die nicht im verknüpften Wörterbuch vorhanden sind.
      1. Wenn das Wort richtig ist, klicken Sie auf Lernen, um das Wort zum Wörterbuch hinzuzufügen.
      2. Wenn das Wort falsch ist, wählen Sie mit Doppelklick eine der vorgeschlagenen Korrekturen aus oder geben Sie eine eigene ein und und klicken Sie Ändern oder Immer ersetzen.
    6. Speichern Speichern Sie das Dokument oder den Datensatz.
  • Fügen Sie Datenbankbezüge ein

    Alle Daten in Ihrer Bp Event-Datenbank können in Brieftexte eingefügt werden. Welche Bezüge konkret zur Verfügung stehen hängt davon ab, mit welchen anderen Datensätzen (Adresse, Veranstaltung) der Brief schon verknüpft ist.

    1. Um bereits existierende Daten aus der Datenbank in den Text einzufügen, wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Textfensters Datenbankfeld Datenbankbezug einfügen. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
    2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle. Je nach Auswahl erhalten Sie eine Auflistung von festen und berechnteten Feldern oder alle verfügbaren Datenbankbezüge.
    3.  kontext Felder, die fest programmiert oder automatisch berechnet sind, fügen Sie einzeln über Linksklick ein. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.
    4. Andere Felder aus der Auswahlliste aller Felder wählen Sie mit Linksklick, gedrückter Strg-Taste und ok Übernehmen.
    5. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.

    Wenn die Datenbankeinträge, auf die im Brief Bezug genomen wird, geändert werden, so hat dies auch Auswirkungen auf den Brief. Entscheiden Sie bewusst, ob und wann Sie Änderungen in Ihre Briefe übernehmen möchten.

    1. Um Bezüge beim Öffnen des Briefes zu aktualisieren, aktivieren Sie recht oben unter dem Betreff Bezüge immer aktuell.
      Bsp.: Ein Brief wird vorbereitet, aber noch nicht verschickt. Zwischenzeitlich wird eine Telefonnummer in den Stammdaten geändert. Wenn der Brief zum Drucken erneut geöffnet wird, erscheint die neue Nummer.
    2. Um Bezüge zu lösen und den einmal eingefügten Wert zu behalten, entfernen Sie mit Linksklick das Häkchen aus dem Feld Bezüge immer aktuell. Lösen Sie unbedingt vor Senden des Briefes die Bezüge, um eine nachträgliche Verfälschung der Dokumente zu vermeiden.
      Bsp.: Ein Brief mit einem Angebot wird verschickt. Die angebotenen Preise sollen auch dann noch erscheinen, wenn die Stammdatenpreise zwischenzeitlich geändert wurden.
    3. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Fügen Sie Angebotsgeneratorlisten einM

    Um AngebotsgeneratorlistenM einzufügen, muss die E-Mail über eine Veranstaltung angelegt werden. Im Reiter Briefe Text der E-Mail erscheint dann eine zusätzliche Zeile, in der Sie mit dem Module AngebotsgeneratorM Listen zu dieser Veranstaltung und gewählten VorgängenM auswählen können.

    1. Öffnen Sie die gewünschte VA Veranstaltung.
    2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neu Aus Neuen verknüpften Datensatz anlegen > Briefe Brief / E-Mail und eine passende vorlage brief Briefvorlage.
    3. Setzen Sie den Cursor mit Linksklick an die gewünschte Stelle im Text.
    4. Wählen Sie rechts in der oberen Zeile der Werkzeugleiste des Reiters Briefe Text über die Aufklappliste die Veranstaltung aus.
    5. Öffnen Sie mit Linksklick auf Angebotgen Liste Angebotsgeneratorlisten eine Liste der verfügbaren Tabellen und dazu vorhandenen Listen aus.
    6. Wählen Sie ebenso rechts daneben den gewünschten Vorgang und ggf. verknüpfte Listen aus.
    7. Die Listen werden an der Stelle in die E-Mail eingefügt, an der der Cursor steht.
  • Heben Sie Text grafisch hervor

    Zum optischen Hervorheben von Text, der nicht schon in der Vorlage besonders formatiert ist, gibt es mehrere Möglichkeiten in der Werkzeugleiste.

    1. Markieren Sie den gewünschten Text mit Linksklick und gedrückter Maustaste und wählen Sie in der Werkzeugleiste:
      1. Textmarker gelb Hintergrundfarbe zuweisen: hebt den Text durch gelben, grünen, roten oder blauen Hintergrund hervor, eine freie Farbauswahl ist möglich.
      2. Farbe Schriftfarbe, Hintergundfarbe und Texteffekte: bietet weitere Möglichkeiten zur Textformatierung wie Schriftfarbe und Schriftstil
    2. Übertragen Sie ein bereits vorhandenes Format von einem Wort oder Absatz auf ein anderes:
      1. Markieren Sie das Wort oder den Absatz, die bereits formatiert sind.
      2. Klicken Sie auf copyFormat expand > Kopie Formate kopieren.
      3. Markieren Sie dann den Text, auf den das Format übertragen werden soll und wählen Sie  copyFormat expand > zwischenablage Formate einsetzen. Es können Text-, Absatz- oder Tabulatorenformate eingesetzt werden.
    3. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Fügen Sie Bilder ein

    Auch Bilder aus verschiedenen Quellen können in den Brief eingefügt werden.

    1. Über Bildexpand Bild in der Werkzeugleiste des Textfensters fügen Sie Bilder Bild in Verlauf in den Textverlauf oder Bild auf Seite auf Seite ein.
      1. Wählen Sie in den Textverlauf, um das Bild passend in den Text einzufügen.
      2. Wählen Sie auf die Seite, um das Bild an jede beliebige Stelle zu schieben.
    2. Suchen Sie das gewünschte Bild.
      1. Für extern gespeicherte Bilder wählen Sie Bild einfügen > import festplatte Von Festplatte laden. Das Fenster Ihres Explorers öffnet sich. Wählen Sie mit Doppelklick ein Bild aus.
      2. Für Bilder aus der Zwischnablage wählen Sie Bild einfügen >  zwischenablage Aus Zwischenablage laden. Die Option wird nur angeboten, wenn tatsächlich ein Bild in der Zwischenablage gespeichert ist. Alternativ verwenden Sie das Tastenkürzel Strg+V.
      3. Für Bilder, die unter einem anderen Datensatz gespeichert sind, wählen Sie Bild einfügen und den Ablageort des Bildes.
      4. Für Bilder einer angeschlossenen Kamera wählen Sie Bild einfügen > scanner Integrated Camera.
    3. Ändern Sie Größe und Auflösung der eingefügten Bilder für den Druck oder die Ablage über Bildexpand >  Bildoptimierer Bilder für den Ausdruck optimieren. An der selbenStelle oder im Kontextmenü (Rechtsklick auf das gewünschte Bild) finden Sie weitere Formatierungsoptionen.
    4. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Tauschen Sie Bilder aus

    Bilder, die unter Vorlagen Vorlagen > Album Album gespeichert sind, können über das Kontextmenü (Rechtsklick) im Textverarbeitungsdokument ausgetauscht werden. Ob die Bilder auf der Seite oder im Textverlauf eingefügt wurden, ist egal.

    1. Markieren Sie das gewünschte Bild im Brief und machen Sie einen Rechtsklick.
    2. Wählen Sie Album Albumbild > Akquise Austauschen. Es öffnet sich eine Lister aller anderen Albumbilder, die entweder dieselbe Kategorie 1 oder 2 haben.
    3. Wählen Sie das neue Bild mit Linksklick. Das Format des neuen Bildes wird automatisch angepasst.
    4. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis ein

    In lange Textdokumente wie Angebote fügen Sie auf Wunsch ein Inhaltsverzeichnis ein, indem Sie zuerst alle Überschriften markieren und daraus ein Verzeichnis mit Seitenzahlen erzeugen. 

    1. Markieren Sie im Dokument den gewünschten Text und weisen Sie mit Rechtsklick (Kontextmenü) über den untersten Punkt inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichniseintrag hinzufügen dem Text eine von fünf Verzeichnisstufen zu. Alternativ weisen Sie die Stufe über die horizontale Werkzeugleiste inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > neu  Inhaltsverzeichniseintrag > neu Stufe zu.
      Bsp.: Dienstag, 1. März, Mittwoch, 2. März, Donnerstag, 3. März -> Stufe 1; Zeitlicher Ablauf, Räume, Kostenschätzung -> Stufe 2 
    2. Alle inhaltsverzeichnis eintrag Inhaltsverzeichniseinträge werden unter inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis expand angezeigt und können dort direkt bearbeitet werden:
      1. suche Anzeigen im Dokument: Der Cursor springt zu dem Verzeichniseintrag, der blau hinterlegt wird.
      2. edit Text ändern: Der Text wird sowohl im Dokument als auch im Inhaltsverzeichnis geändert.
      3. inhaltsverzeichnis level Stufe ändern: Der Eintrag bekommt im Verzeichnis eine andere Stufe zugewiesen, die nach Auffrischen sichtbar ist.
      4. delete Entfernen: Der Eintrag wird aus dem Inhaltsverzeichnis entfernt.
    3. Sobald alle Texte markiert sind, setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen wollen und klicken auf inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > Inhaltsverzeichnis einfügen.
    4. Um nach Änderungen das Inhaltsverzeichnis anzupassen, klicken Sie auf inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis aktualisieren bzw. seitennummer Seitenzahlen aktualisieren.
    5. Die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses sollte in der verwendeten Vorlage definiert sein. Möglichkeiten für individuelle Einstellungen finden Sie unter  inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > Einrichtung Einstellungen.
    6. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Wählen Sie die Ausgabeeinstellungen

    Je nach Empfänger oder Zweck des Briefes kann der Gebrauch von unterschiedlichen Briefköpfe, Papiersorten oder Druckern angebracht sein.

    1. Öffnen Sie mit Klick auf das Aufklappdreieck neben dem druckerexpand Drucker eine Liste der  Ausgabevorlagen Ausgabeeinstellung. Jede Ausgabeinstellung bezieht sich auf unterschiedliche Wasserzeichen, Briefköpfe und Drucker. 
    2. Über den Reiter pdf PDF-Vorschau des Eingabefensters sehen Sie eine Vorschau nicht nur des Brieftextes, sondern auch des gewählten Briefpapiers.
      Hinweis: Drucken Sie Briefe NICHT aus der PDF-Vorschau, weil sie dann in der Datenbank nicht als "gedruckt" bzw. "gesendet" erkannt werden. Der Status  "Entwurf" bleibt erhalten und der Brief hat kein Ausgangsdatum.
    3. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Drucken Sie den Brief

    Drucken Sie den Brief über den gewünschten Drucker aus. Gehen Sie dafür über print Drucken ganz oben in der Werkzeugleiste des Briefes. 

    1. Wählen Sie drucker Drucken oder pdf PDF.
    2. In der horizontalen Werkzeugleiste wird der Status des Briefes, das Ausgangsdatum und die Uhrzeit aktualisiert.
  • Speichern Sie den Brief extern

    Speichern Sie den Brief im gewünschten Format extern auf Festplatte oder Datenträger. Gehen Sie hierfür ggf. zurück auf den Reiter Briefe Text.

    1. Klicken Sie auf export festplatte Dokument auf Festplatte speichern links in der horizontalen Werkzeugleiste. Der Druckdialog öffnet sich.
    2. Wählen Sie  das gewünschte Format. Ihr Explorer-Fenster öffnet sich.
    3. Wählen Sie den gwünschten Ablageort und bestätigen Sie mit Speichern.
    4. In der horizontalen Werkzeugleiste wird der Status des Briefes, das Ausgangsdatum und die Uhrzeit aktualisiert.
  • Schreiben Sie einen Brief aus einem anderen Datensatz

    Aus einer vorhandenen Adresse Adresse oder VA Veranstaltung heraus können direkt Briefe erstellt werden. Als Empfänger wird automatisch die gewählte Adresse bzw. die Veranstalteradresse vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann aber überschrieben und geändert werden.

    Schreiben Sie einen Brief aus einer Adresse Adresse

    1. Gehen Sie in der oberen horizontalen Werkzeugleiste der Adresse Adresse auf Neu Ausexpand Neuanlage > Briefe Brief / E-Mail und wählen Sie die Adresse oder den Ansprechpartner.
    2. Wählen Sie einen leeren Briefe Brief / E-Mail oder eine vorlage brief Briefvorlage.
    3. Sobald Sie den Brief speichern, wird er bei der Empfängeradresse abgelegt.

    Schreiben Sie einen Brief aus einer VA Veranstaltung

    1. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der VA Veranstaltung auf Neu Ausexpand Neuanlage > Briefe Brief / E-Mail.
    2. Wählen Sie eine leere neuexpand Neuanlage > Briefe Brief / E-Mail oder direkt den Adresse Veranstalter bzw. Ansprechpartner Ansprechpartner und eine vorlage brief Briefvorlage.
    3. Alternativ klicken Sie auf das Adress-Icon des Adresse Veranstalters und im sich öffnenden kleinen Fenster direkt auf Briefe  Brief / E-Mail.
    4. Sobald Sie den Brief speichern, wird er bei der Veranstaltung und der Empfängeradresse abgelegt.
Drucken