Wie lege ich eine Veranstaltungsvorlage an?

• Öffnen Sie eine neue Veranstaltungsvorlage

  Veranstaltungsvorlagen werden auf Basis von bereits vorhandenen Veranstaltungen angelegt. Bevor eine Vorlage erstellt werden kann, muss deshalb die sog. "Musterveranstaltung" existieren, die dann als Vorlage gespeichert wird. Verwenden Sie hierfür entweder eine echte, gut durchgeplante Veranstaltung, oder legen Sie eine solche Veranstaltung nur zu diesem Zweck an.

  1.  Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Veranstaltungen >  Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb*.
  2. Wählen Sie die Art der Veranstaltung aus der Auswahlliste und geben Sie der Vorlage einen möglichst aussagekräftigen Namen. Unter dem hier gewählten Namen wird die Vorlage bei der Veranstaltungsneuanlage zur Auswahl angeboten.
     Hinweis: Tischreservierungs-Veranstaltungen wählen Sie im nächsten Schritt über den Veranstaltungstyp aus.
  3. Einige Daten der Veranstaltung können, müssen aber nicht in die Vorlage übernommen werden. Für Vorlagen zu Tischreservierungsveranstaltungen stehen nicht sämtliche Optionen zur Verfügung:
     a) Zeiten, die aus der Vorlage beibehalten werden, überschreiben die Buchungszeiten, die für die neue Veranstaltung ausgewählt sind.
     b) Räume können vorbelegt werden, bei Doppelbuchung wird gewarnt.
     c) Der Veranstaltungsablauf kann (ggf. inklusive Verknüpfung mit einem Vorgang) kopiert werden.
  4. Es können entweder alle Arten von Vorgängen (Angebot, Bestellung, Rechnung) oder nur einzelne kopiert werden. Aktivieren Sie mit einem Häkchen unter Vorgangsdaten kopieren > Nur vom Typ, um ausschliesslich Angebote, Bestellungen oder Rechnungen zum Kopieren anzubieten.
  5. Legen Sie fest, dass die Artikel kopiert werden und setzen Sie den Haken Preise aktualisiert wenn nicht die Preise aus der Musterveranstaltung, sondern die jeweils tagesaktuellen Preise übernommen werden sollen.
  6. Aus Bestellungen können auch ganze Gästelisten übernommen werden.
  7. Die ausführliche Beschreibung der Vorlage erscheint bei der Veranstaltungsneuanlage mit Vorlage. Diese detaillierte Beschreibung mit Angaben zu Vorbelegungen, möglichen Szenarien und Vorlagenempfehlungen ist sehr hilfreich, vor allem wenn mehrere Vorlagen zur Auswahl stehen.
• Wählen Sie eine Musterveranstaltung aus

  Wenn Sie festgelegt haben, welche Daten der Veranstaltungsvorlage kopiert werden sollen, wählen Sie die Veranstaltung aus, die als Muster dienen soll.

  1. Mit Linksklick auf  Musterveranstaltung öffnen Sie die Veranstaltungssuche.
  2. Wählen Sie den passenden VA-Typ (Normal, Tischreservierung, Lieferservice oder Intern), um nur passende Veranstaltungen als Muster angeboten zu bekommen.
  3. Suchen Sie die gewünschte Veranstaltung und wählen Sie sie mit Doppelklick aus der Liste der Ergebnisse aus.
     Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Musterveranstaltung nicht abgeschlossen ist.
  4. Geben Sie an, zu welchem Tag die Musterveranstaltung gespeichert werden soll (bisheriges Datum Beibehalten, Heute, Auswählen). Das Datum dient lediglich als Referenzdatum und wird in die aus der Vorlage angelegten Veranstaltungen nicht übernommen.
  5. Nehmen Sie ggf. Änderungen vor und speichern die Mustervorlage über .
  6. Die Musterveranstaltung wird unter einer neuen Veranstaltungsnummer und nur mit den ausgewählten Daten gespeichert.
  7. Die Vorlage und deren Musterveranstaltung kann jederzeit geändert werden.
  8. Speichern und schließen Sie die Veranstaltungsvorlage.
• Legen Sie To-Do-Listen zu Veranstaltungsvorlagen an

  Immer wieder gleiche Aufgaben, die mit bestimmten Veranstaltungen verbunden sind, können schon in der Vorlage mit angelegt werden. Die To-Do-Liste wird dann bei der Neuanlage von Veranstaltungen aus dieser Vorlage übernommen.

  1. Öffnen Sie eine  Veranstaltungsvorlage und klicken Sie auf  Muster öffnen.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf  To-Do und legen Sie eine neue Liste mit Aufgaben an (Legen Sie eine neue To-Do-Liste zu einem Datensatz an).
  3.  Speichern Sie die To-Do-Liste und die Veranstaltungsvorlage.